制度の概要等

お疲れ様です。確かに電子帳簿保存法は近年の改正で大きく変わりましたからね。基本から順番に説明しましょう。
まず、電子帳簿保存法というのは、簡単に言うと「国税関係の帳簿や書類を紙ではなく、電子データで保存することを認める法律」なんです。

いい質問ですね。国税関係帳簿書類の保存は、申告納税制度の基礎となる重要な行為だからです。適正で公平な課税を確保するために、電子データで保存する場合には一定の要件を満たす必要があるんです。

法律用語では「電磁的記録」と呼ばれていますが、これは情報そのものではなく、「情報がハードディスクやCD、DVD、磁気テープ、そして最近ではクラウドサービスなどの媒体に記録・保存されて、一定の順序で読み出せる状態にあるもの」を指します。

対象となる国税関係帳簿書類は、大きく2つに分けられます。
まず「国税関係帳簿」ですが、これは仕訳帳、総勘定元帳、売掛金元帳、買掛金元帳などのことです。ただし、注意点があります。

国税関係帳簿については、「最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用して作成したもの」に限って、電子保存が認められるんです。つまり、手書きで作成した帳簿は電子保存できません。

国税関係書類には、注文書、契約書、領収書、棚卸表、貸借対照表、損益計算書などが含まれます。こちらは2パターンあって、「一貫してコンピュータで作成したもの」と「書面で作成または受領したものをスキャンして保存するもの」の両方が認められています。

それはケースバイケースです。企業内での決裁や整理目的で使用している伝票類は、基本的に国税関係書類には該当しません。ただし、国税関係帳簿の一部（補助簿）として位置づけられる場合は、電子保存が可能になります。

法令で定められた要件がいくつかあります。例えば、電子計算機処理システムの概要書等の備付けなどです。そして重要なのは、国税関係帳簿と国税関係書類では、保存に必要な要件が異なるということです。

その通りです！電子取引というのは、「取引情報の授受を電磁的方法により行う取引」のことです。電子帳簿保存法では、電子取引により授受した取引情報についても、別途保存義務が設けられています。

電子取引では、注文書や領収書などの原始記録が書面として保存されない状況が生じるからです。そのため、電子取引データは法第7条に基づいて、データによる保存が義務付けられているんです。

はい、令和3年度の税制改正で大幅に見直されました。経済社会のデジタル化を踏まえて、経理の電子化による生産性や記帳水準の向上を目的として、手続きと要件が簡素化されたんです。

以前は非常に厳格な要件が必要でしたが、例えば国税関係帳簿について言えば、最低限の要件として「税務職員によるダウンロードの求めに応じることができる」ようにしておくだけで、電磁的な保存が認められるようになりました。

はい、優良な電子帳簿の要件を満たして電磁的記録の備付けおよび保存を行っている場合、過少申告加算税の軽減措置の適用を受けることができます。

適用を受けようとする税目に係る特定の国税関係帳簿（特例国税関係帳簿と呼ばれます）の全てについて優良な電子帳簿の要件を満たし、かつ事前に届出書を提出する必要があります。

もちろんです。市販の会計ソフトを使用している場合でも、法令で定められた要件を満たせば電磁的記録等による保存が認められます。

それについては、使用する会計ソフト等に優良な電子帳簿の要件を満たすための機能が必要になります。例えば、訂正・削除の履歴を確認できる機能などですね。

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による認証を受けたソフトウェアがあります。これらは優良な電子帳簿に係る要件適合性の確認がされており、認証マークが印字されているので、それを目安にできますね。

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電磁的記録等で保存することを認める法律であり、保存方法に応じた要件が定められています。特に電子取引に関するデータ保存が義務化され、優良な電子帳簿の利用には過少申告加算税の軽減措置というメリットがある、というのがポイントですね。

そうですね。具体的なケースが出てきたら、また一緒に確認しましょう。電子帳簿保存法は実務に直結する重要な法律ですから、しっかりと理解を深めていってください。