ディスプレイやプリンタ等の性能や設置台数等

いい質問ですね。実は、ディスプレイやプリンタの性能や設置台数について、法令上の具体的な要件は設けられていません。

その気持ちはよく分かります。でも考えてみてください。税務調査の際には、どんな機器を使うと思いますか？

その通りです！税務調査では、保存義務者が日常業務で使用しているディスプレイやプリンタ等が用いられるんです。つまり、普段の業務に支障がない程度の性能と台数があれば、それで十分ということになります。

まさにそういうことです。例えば、従業員5人の小さな会社と、100人の大企業では、当然必要な機器の台数も性能も違いますよね。でも、それぞれが日常業務を問題なく行えているなら、その環境で税務調査にも対応できるということです。

はい、重要なポイントがあります。規則第2条第2項第2号で、電磁的記録を**「速やかに出力することができる」**ことが要件とされているんです。

税務調査では帳簿書類の確認が多いことを考慮して、必要な時にすぐに画面表示や印刷ができる状態である必要があります。例えば、こんなケースを考えてみましょう。

A商事という会社では、経理担当者が普段使っているパソコンが1台しかないとします。税務調査の日に、その担当者が通常業務で会計ソフトを使っていて、調査官から「この取引の詳細を確認したい」と言われた場合、どうしたらいいでしょうか？

そういうことです。だから、日常的にディスプレイ等を常時使用している場合は、税務調査時に優先的に使用できるよう、事前に日常業務との調整を行うことが望ましいとされているんです。

いい視点ですね。小規模事業者では確かにそういう問題が起こり得ます。そのような場合の対応策として、電磁的記録のコピー（複製データ）を作成して、税務職員に提出できるようにしておくという方法があります。

はい。例えば、個人事業主のB税理士事務所では、パソコンが1台しかなく、税務調査の日も通常業務を完全に止めることができないとします。この場合、事前に必要と思われる帳簿データをUSBメモリやCDにコピーしておいて、調査官に提供するという方法で対応できます。

そうですね。C製造業という中規模企業の例をお話ししましょう。ここでは経理部に3台のパソコンがあり、それぞれで会計処理、給与計算、在庫管理を行っています。税務調査の際は、会計処理用のパソコンを調査に優先的に使用し、給与計算や在庫管理の業務は一時的に他のパソコンで行うという調整をしました。

その通りです。要するに、法令では具体的な台数や性能は定めていませんが、実際の運用で困らないような環境を整えておくことが重要なんです。

まさにその通りです。クライアントには「普段の業務環境で十分だが、調査時の対応について事前に検討しておきましょう」とアドバイスしてあげてください。