電磁的記録を外部記憶媒体へ保存する場合の要件は

まず基本的なことから説明しましょう。実は、外部記憶媒体に保存する場合でも、特別な要件というものはないんです。

その認識は多くの方が持たれているんですが、実際は違うんです。電子帳簿保存法では、記憶媒体の種類に関わらず、保存時に満たすべき要件は同じなんですよ。つまり、サーバーに保存しても、外付けハードディスクに保存しても、クラウドストレージに保存しても、要件は変わらないということです。

その通りです。電子帳簿保存法の取扱通達4-1にも明記されているのですが、「記憶媒体や保存すべき電磁的記録の種類を限定する規定がない」とされています。つまり、保存義務者が任意に選択できるということです。

法律上は可能ですが、実務的には推奨しません。なぜなら、USBメモリは紛失リスクが高いし、データの破損も起こりやすいからです。例えば、先月対応したA社の事例では、経理担当者がUSBメモリに帳簿データを保存していたのですが、そのUSBメモリを紛失してしまい、大変なことになりました。

重要なポイントは、「サーバー等で保存していた電磁的記録と外部記憶媒体に保存する電磁的記録は、当然に同一のものである必要がある」ということです。つまり、データの整合性を保つことが絶対条件なんです。

例えば、会計システムから出力したデータをクラウドに保存する際に、データが欠損したり、改ざんされたりしてはいけないということです。先ほどのA社の例で言うと、幸いバックアップがあったので事なきを得ましたが、もしバックアップがなかったら、元のデータと異なるデータを保存していることになってしまいます。

はい、管理面での対策も重要です。具体的には「電磁的記録の保存に関する責任者を定める」ことや「管理規則を作成して備え付ける」ことが望ましいとされています。

良い質問ですね。例えば、B商事さんでは以下のような管理規則を作成しています：

1. 責任者の設定：経理部長を電磁的記録保存の責任者とする
2. 保存手順の明文化：毎月末に会計データをクラウドにバックアップする
3. アクセス権限の管理：保存データへのアクセスは経理部の特定の担当者のみに限定
4. 定期的な確認作業：四半期ごとにデータの整合性をチェック
5. トラブル時の対応手順：データ消失や破損時の復旧方法を明記

そうですね。山田商事さんの規模や業務内容に合わせて、シンプルでも良いので管理規則を作成することをお勧めします。また、クラウドサービスを利用する場合は、サービス提供会社の信頼性やセキュリティ対策についても確認しておくことが重要です。

その通りです。加えて、「法律上は媒体の選択は自由だが、実務上は安全性と管理のしやすさを考慮して選択すべき」ということも伝えてください。技術的な要件よりも、運用面での配慮の方が実際は重要なんです。

はい、何か他に質問があれば、いつでも聞いてくださいね。電子帳簿保存法は実務的な対応が重要ですから、一緒に勉強していきましょう。