電磁的記録の検索機能は、現在使用しているシステムにおいて確保しなければならな

はい、お疲れ様です。どのような質問でしょうか？

それは良い質問ですね。実は、必ずしも現在使用しているシステムで検索機能を確保する必要はないんです。

多くの方がそう思われるのですが、実際は違うんです。電子帳簿保存法の規則第5条第5項第1号ハに規定される検索機能や、規則第2条第2項第2号に規定される出力機能について、特定の電子計算機を使用しなければならないという定めはありません。

正確には、これらの規定を満たすことができる電子計算機であれば、現在の業務で使用している電子計算機でなくても問題ありません。要は「機能を満たせるかどうか」が重要なポイントなんです。

良い例をお話ししましょう。先月、A社から相談があったケースです。

A社は長年使用していた会計システムを新しいクラウド型システムに変更しました。しかし、過去5年分のデータは旧システムの形式で保存されていました。

その通りです。でも、法律上は問題ないんです。変更前のデータについては、変更前のシステムを用いて検索機能を確保していれば差し支えありません。

はい。A社の場合、旧システムを一台のパソコンに残して、必要に応じて検索できるようにしました。これで完全に法的要件を満たしています。

B社は、日常業務では簡易な販売管理システムを使用していますが、税務調査対応のために、より高機能な検索システムを別途導入しました。

そうです。B社の場合、コスト面から日常業務では最低限の機能のシステムを使用し、法的要件を満たすための検索機能は別の専用システムで対応しています。

ええ、問題ありません。ただし、重要な注意点があります。

検索に使用する電磁的記録が、適用を受けて保存している電磁的記録と同一のものであることを確認できるようにしておく必要があります。

例えば、以下のような方法があります：
１．ハッシュ値による確認
　・元データと検索用データのハッシュ値を照合する方法
２．タイムスタンプによる確認
　・データ作成時刻や更新時刻の一致を確認する方法
３．チェックサム機能の活用
　・システム間でのデータ転送時の整合性を確認する方法

以下の点を確認することが重要です：
1. 現在のシステムの検索機能評価
まず、現在使用しているシステムの検索機能が法的要件を満たしているかを確認します。
2. コストと利便性のバランス
別システムを導入する場合のコストと、現在のシステムを改修する場合のコストを比較検討します。
3. 将来の拡張性
事業規模の拡大や法改正に対応できるかを考慮します。

その通りです。重要なのは「法的要件を満たすこと」であって、「特定のシステムを使うこと」ではありません。クライアントの事業規模や予算、ITリテラシーに応じて、最適な方法を提案することが私たちの役割です。

はい、ぜひ活用してください。何か不明な点があれば、いつでも相談してくださいね。