データ量が膨大であるなどの理由で複数の保存媒体で保存せざるを得ない場合

どのような相談ですか？

なるほど、よくある相談ですね。まず、電子帳簿保存法の検索機能要件について整理しましょう。原則として、検索機能では「その範囲を指定して条件を設定することができる」必要があり、これは一課税期間を通じて検索できることを前提としています。

そうですね、原則論で言えばそうなります。しかし、実務では様々な事情がありますから、法律もそれを考慮しています。A商事のようなケースでは、例外的に認められる可能性が高いですよ。

合理的な理由がある場合には、例外が認められるんです。具体的には以下の3つのケースがあります。

1. データ量が膨大であるなどの理由で複数の保存媒体で保存せざるを得ない場合
2. 中間決算を組んでおり半期ごとに帳簿を作成している場合
3. 書類の種類ごとに複数の保存媒体でデータ管理している場合

A商事のケースは、まさに1番目に該当しますね。

はい、重要な条件があります。「その保存媒体ごとや一課税期間内の合理的な期間ごとに範囲を指定して検索をすることができれば差し支えない」とされています。

例えば、A商事の場合で考えてみましょう。仮に以下のような保存方法をしているとします：

• 保存媒体1：4月?9月のデータ
• 保存媒体2：10月?3月のデータ

この場合、「2023年7月1日から2023年8月31日までの売上データを検索したい」という要求があった時、保存媒体1の中でその期間を指定して検索できれば問題ありません。

その場合は、保存媒体1で「8月1日?9月30日」を検索し、保存媒体2で「10月1日?11月30日」を検索して、それぞれの結果を合わせることになります。一度の操作で全期間を検索できなくても、各媒体で適切に検索できれば要件を満たすとされています。

良い質問ですね。「優良な電子帳簿」の場合、実は別の選択肢があります。税務職員による「ダウンロードの求め」に応じることができるようにしている場合には、範囲指定検索機能と項目組み合わせ検索機能は不要となります。

税務調査の際に、税務職員が「この期間のこのデータをダウンロードさせてください」と求めた時に、すぐに対応できる体制を整えておくことです。例えば、A商事の場合：

• 各保存媒体からデータを取り出してダウンロード提供できる
• CSVやExcel形式でのエクスポートが可能
• 必要なデータを迅速に特定・抽出できる体制がある

これらが整っていれば、複雑な検索機能を実装しなくても良いということです。

A商事の場合、データ量が膨大ということであれば、「ダウンロードの求め」に対応できる体制を整える方が現実的だと思います。複数の保存媒体にまたがる複雑な検索システムを構築するよりも、コストと手間を考えると合理的でしょう。

完璧です！最後に一つ注意点があります。どの選択肢を取るにしても、事前に税務署への相談や、社内での運用ルール整備をしっかりと行うことをお勧めしてください。

その通りです。電子帳簿保存法は実務に即した柔軟な運用が認められていますから、まずは原則を理解した上で、クライアントの実情に合わせた最適な方法を提案することが大切ですね。