磁的記録等により保存等することとした場合、会計システムのデータのみ保存しておけ

はい、どのような内容でしょうか？

それは重要な質問ですね。結論から申し上げると、会計システムのデータだけでは不十分です。業務システムの個別取引データも合わせて保存する必要があります。

法人税法施行規則第54条の要件を満たすためです。仕訳帳は「全ての取引を借方及び貸方に仕訳する帳簿」、総勘定元帳は「全ての取引を勘定科目の種類別に分類して整理計算する帳簿」と定められています。会計システムの集計データだけでは、この「全ての取引」という要件を満たせません。

例えば、販売管理システムで1日に100件の売上取引があったとします。会計システムには「売掛金100万円／売上100万円」という集計仕訳しか記録されていない場合、個別の取引先や商品別の詳細が確認できませんよね。

その通りです。さらに、優良な電子帳簿の要件にも影響します。過少申告加算税の軽減措置を受けるためには、規則第5条第5項の要件を満たす必要がありますが、集計データのみでは訂正・削除履歴の確保や帳簿間の相互関連性の確保ができません。

はい、あります。販売等の個別取引が記載された売上帳などの補助簿を書面で出力・保存する方法も認められています。ただし、この場合は優良な電子帳簿の特典は受けられなくなります。

それは企業の規模や取引量によりますね。例えば、月間取引件数が少ない場合は書面保存でも管理可能ですが、大量の取引がある場合は電子保存の方が効率的です。また、過少申告加算税の軽減措置のメリットも考慮する必要があります。

まず、データの真正性確保が重要です。タイムスタンプの付与や訂正削除履歴の保持機能が必要です。次に、検索機能の充実です。取引年月日、取引金額、取引先での検索が可能でなければなりません。

製造業のA社では、販売管理・購買管理・製造管理の各システムから会計システムへの連携を行い、全システムのデータを統合的に保存する仕組みを構築しました。初期投資は必要でしたが、税務調査対応の効率化と過少申告加算税の軽減措置により、長期的にはコスト削減効果を実現しています。

電子帳簿保存の開始には事前承認が必要な場合があります。また、移行期間中は紙と電子の二重管理になる可能性があるため、運用ルールを明確にしておくことが大切です。

まず現在のシステム構成と取引量を詳しく把握し、電子保存のメリット・デメリットを整理して提案しましょう。特に、優良な電子帳簿の要件を満たすかどうかが重要なポイントになります。必要に応じてシステム会社との協議も提案してください。

電子帳簿保存法は複雑ですが、適切に対応すれば業務効率化と税務リスク軽減の両方を実現できます。分からないことがあれば、いつでも相談してください。