電子帳簿・スキャナ保存関係

スキャナ保存制度の基本的な内容について先生、お客様からスキャナ保存制度について質問されたのですが、どのような内容の制度なのでしょうか？スキャナ保存制度とは、取引先から受け取った請求書や領収書、自社で作成したそれらの写しといった国税関係書類を、紙で保存する代わりにスキャンしてデジタル保存できる制度です...

おはようございます。今日はスキャナ保存について勉強しましょう。まず、どのような書類がスキャナ保存の対象になるか分かりますか？えーっと、請求書や領収書でしょうか？その通りです！基本的には国税関係書類がスキャナ保存の対象になります。具体的に説明しますね。スキャナ保存対象となる書類スキャナ保存できるのは大...

先生、スキャナ保存を導入したクライアント先から質問があったんです。「スキャナで読み取った後、紙の原本はすぐに捨てても大丈夫ですか？」って聞かれまして...それは重要な質問ですね。結論から言うと、令和4年1月1日以降に保存を行う国税関係書類については、原則として即時廃棄が可能です。ただし、いくつか条件...

今日は消費税の仕入税額控除とスキャン文書の保存について、よくある質問を整理しましょう。先生、クライアントから「請求書をスキャンして電子保存するだけで、消費税の仕入税額控除は大丈夫なんですか？」という質問が多いんです。それは重要な質問ですね。結論から言うと、適切な要件を満たしたスキャン文書の保存により...

先生、電子帳簿保存法でよく出てくる「スキャナ」って、普通のスキャナー機械のことですよね？いえいえ、それだけじゃないんです。電子帳簿保存法での「スキャナ」の定義は思っているより幅広いんですよ。え、そうなんですか？具体的にはどういうものが含まれるんでしょうか？まず基本的な定義から説明しましょう。「スキャ...

先生、電子帳簿保存法で私物のパソコンやスマホを使って書類を保存することについて、何か制約はありますか？最近BYODという言葉もよく聞きますし...いい質問ですね。結論から言うと、私物機器を使うこと自体に法令上の制約は特にありません。電子帳簿保存法では、機器が私物か会社のものかは問題視していないんです...

先生、お疲れ様です。クライアントの�晦BC商事から質問が来ているのですが、従業員の方が立て替えた交際費等の領収書について相談があります。お疲れ様。どのような内容かな？従業員が立て替えた交際費等の領収書を、所要の事項を整理した精算書とともに提出させて、帳簿代用書類として使用しているそうなんです。このよ...

先生、お疲れ様です。今日、クライアントからA3サイズの契約書を受け取ったのですが、うちのスキャナはA4までしか対応していません。この場合、どのように電子化すればよいでしょうか？それは実務でよくある問題ですね。電子帳簿保存法上、スキャナの読取サイズよりも大きい書類を分割して読み取ることは可能です。ただ...

先生、お疲れさまです。クライアントから「国税関係書類をスキャナ保存する場合、どれくらいの期間保存する必要があるか」という質問をいただいたのですが、教えていただけますか？それは重要な質問ですね。まず基本的なことから説明しましょう。電子帳簿保存法は国税に関する法律の特例を定めているので、スキャナ保存した...

先生、クライアントからスキャナ保存を行いたいという相談があったのですが、どのような要件を満たす必要があるのでしょうか？良い質問ですね。スキャナ保存は国税関係書類を紙ではなくデジタルデータで保存する制度ですが、真実性と可視性を確保するための厳格な要件があります。まず、書類を3つに分類して理解しましょう...

先生、電子帳簿保存法の規則で「その業務の処理に係る通常の期間」という表現が複数の条項に出てきますが、規則第２条第６項第１号ロ・第２号ロと、第５条第４項第１号イ(2)で、同じ期間として解釈してよいのでしょうか？それは重要な質問ですね。実は、これらの条項では対象となる「業務」の内容が異なるため、厳密には...

先生、電子帳簿保存法でディスプレイやプリンタを備え付ける必要があると聞いたのですが、性能や台数に決まりはあるんでしょうか？いい質問ですね。実は、法令上では具体的な性能や設置台数の要件は定められていないんです。えっ、そうなんですか？でも何らかの基準があるのかと思っていました。その理由は明確で、税務調査...

お疲れ様です。今日は電磁的記録の書面出力について質問があるそうですね。はい、お疲れ様です。クライアントから「電子帳簿の内容を税務調査で提示する際、画面をそのまま印刷する方法でも大丈夫ですか」と質問されまして...なるほど、いわゆるハードコピーですね。結論から言うと、画面印刷による出力も認められていま...

先生、クライアントから電磁的記録を外部記憶媒体に保存する場合の要件について聞かれたのですが、具体的にはどういう要件があるのでしょうか？いい質問ですね。まず重要なポイントは、記憶媒体の種類にかかわらず、保存時に満たすべき要件は同じということです。USBでもクラウドでも、どの媒体を使っても要件は変わりま...

先生、電子帳簿保存法のスキャナ保存で気になることがあります。電磁的記録の検索機能って、現在使用しているシステムで必ず確保しないといけないんでしょうか？いい質問ですね。実は、現在使用しているシステムで必ずしも検索機能を確保する必要はありません。変更前のシステムなど、他のシステムで検索機能が確保されてい...

先生、クライアントから「電子帳簿保存法で保存するデータ量が膨大すぎて、複数のハードディスクに分けて保存しているんですが、一課税期間を通じて検索できません。これって法律違反になりますか？」という質問を受けました。どう答えればよいでしょうか。よい質問ですね。実は多くの企業が同じような悩みを抱えています。...

おつかれさま。電子帳簿保存法のスキャナ保存について、クライアントから質問が来ているんだ。「検索結果の出力が速ければ、検索自体に時間がかかっても問題ないですか？」という内容なんだが、どう思う？先生、直感的には検索に時間がかかっても、最終的に画面や印刷で速やかに出力できれば大丈夫そうに思えますが...実...

お疲れ様です。最近、顧客から電子帳簿保存法のバックアップデータについて質問を受けることが多いですね。そうですね。特に「バックアップデータの保存は法的要件なのか」という質問をよく受けます。実際のところ、どうなんでしょうか？結論から言うと、電子帳簿保存法上、バックアップデータの保存は法令要件ではありませ...

先生、クライアント企業から「オンラインマニュアルやヘルプ機能があれば、紙の操作説明書は不要ですか？」と聞かれたのですが、どう答えればよいでしょうか？良い質問ですね。結論から言うと、オンラインマニュアルでも操作説明書として認められます。ただし、条件がありますよ。条件があるのですね。具体的にはどのような...

先生、最近お客様から「会計データをクラウドサービスで管理したい」という相談が多いのですが、電子帳簿保存法的には問題ないのでしょうか？はい、結論から言うとクラウドサービスの利用は認められています。むしろ、現在のネットワーク化や通信回線の高速化を踏まえて、法律もその現実に対応しているんです。そうなんです...

先生、電子帳簿保存法のスキャナ保存について質問があります。入力期間内にスキャニング作業を終えていれば大丈夫ですよね?それが、実はそうではないんです。よくある勘違いなんですが、単にスキャンしただけでは要件を満たしていないんですよ。え、そうなんですか?では何が必要なんでしょうか?入力期間内には、スキャン...

7営業日を超えても要件違反にならないケースとは先生、電子帳簿保存法のスキャナ保存で「速やかに入力」とありますが、やむを得ない事由で7営業日以内に入力できない場合、要件違反になってしまうのでしょうか。いい質問ですね。結論から言うと、やむを得ない事由がある場合は、その事由が解消した後に直ちに入力すれば要...

先生、電子帳簿保存法のスキャナ保存で「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」って規定がありますよね。これって具体的に何日以内に入力すればいいんでしょうか?いい質問ですね。結論から言うと、最長で受領から2か月とおおむね7営業日以内に入力すればOKです。2か月プラス7営業日...?なぜそ...

先生、スキャナ保存制度について質問があります。前回、入力期間は「2か月とおおむね7営業日以内」と教えていただきましたが、もし誤ってこの期間を過ぎてしまった場合はどうなるんでしょうか?良い質問ですね。結論から言うと、入力期間を過ぎてしまった場合は、スキャナ保存の要件を満たさないため、紙の原本を保存しな...

先生、お客様から質問がありまして。電子帳簿保存法のスキャナ保存で、重要書類の入力方式って課税期間の途中で変更できるんでしょうか?ええ、変更は認められますよ。「速やかに入力」と「業務サイクル後速やかに入力」、どちらの方式も納税者が自由に選択できますし、課税期間の途中で切り替えることも可能です。そうなん...

先生、お客様からよく「スマホで領収書を撮影して保存したいけど、解像度の要件ってどうやって確認すればいいんですか?」って聞かれるんです。200dpi以上って言われても、スマホのカメラにはそんな表示ないですよね?いい質問だね。実は、スマホで撮影した場合は、画像の「画素数」で判断するんだよ。200dpi以...

先生、令和5年度の税制改正でスキャナ保存の要件が緩和されたと聞きました。解像度の情報を保存しなくてもよくなったんですよね?そうですね。ただし注意が必要です。「解像度情報の保持義務」は不要になりましたが、「200dpi以上でスキャンする」という要件自体は今も必要なんです。あ、そうなんですか!じゃあ、税...

電子帳簿保存法で求められるタイムスタンプの要件を対話形式で理解する先生、お客様から「総務大臣が認定するタイムスタンプって何ですか?」と質問されたのですが、どう説明すればよいでしょうか。いい質問ですね。総務大臣が認定する時刻認証業務に係るタイムスタンプとは、電子データがある時点に確実に存在していたこと...

先生、電子帳簿保存法のタイムスタンプについてお聞きしたいんですが、「一の入力単位ごと」に付すって決まってますよね。でも、書類種別や部署ごとにまとめて付けてもいいんでしょうか?いい質問ですね。結論から言うと、一定の条件を満たせば、まとめて付与することも可能なんですよ。えっ、そうなんですか!てっきり1枚...

おはようございます。今日はどうされましたか?先生、困ったことがありまして…先月受け取った領収書なんですが、受領後すぐに処理して7営業日以内にタイムスタンプも付けたんです。でも昨日確認したら、画像が折れ曲がっていて読めない部分があって。なるほど、スキャンミスですね。それでもう7営業日は過ぎてしまってい...

おはようございます。今日は電子帳簿保存法のスキャナ保存について、よく質問を受ける内容を一緒に確認しましょう。訂正削除履歴が残るシステムを使えば、タイムスタンプなしでもスキャナ保存できるのか、という質問なんですが。はい。最近クライアント先から「タイムスタンプって費用がかかるから、別の方法はないんですか...

先生、先日のクラウドサービスの話の続きなんですが、D社の社長から「他社のクラウドじゃなくて、うちの自社システムじゃダメなの?」って聞かれまして...ああ、よくある質問ですね。結論から言うと、原則として自社システムではタイムスタンプの代替要件を満たすことはできません。やっぱりそうなんですね。でも、なぜ...

先生、P社から「GitHubみたいなバージョン管理ソフトを使えば、電帳法の訂正削除履歴の要件を満たせますよね?」って聞かれたんですが...ああ、それもよくある誤解ですね。結論から言うと、市販のバージョン管理ソフトを使っているからといって、必ずしも電帳法の要件を満たしているとは限りません。えっ、そうな...

先生、X社から「うちのシステムがちゃんと訂正削除履歴の要件を満たしているか心配なんです」って相談を受けたんですが、具体的にどんなシステムなら大丈夫なんでしょうか?良い質問ですね。実は、要件を満たすシステムには大きく分けて2つのタイプがあるんです。2つのタイプ?はい。一つ目は「訂正削除の履歴を確保する...

今日は電子帳簿保存法のスキャナ保存で出てくる「訂正削除を行うことができないシステム」について説明しますね。これ、お客様からよく質問されませんか?はい、よく聞かれます。「どんなシステムなら要件を満たすんですか？」って。正直、私もまだ完全には理解できていなくて…なるほど。まず大前提として、このシステムに...

A4書類をA3で出力する必要はあるのか?先生、電子帳簿保存法の要件で「拡大又は縮小して出力することが可能であること」とありますが、これってA4サイズの書類を必ずA3サイズで出力できなければならないんでしょうか?いえ、そんなことはありません。A4をA3に拡大する必要はないんですよ。この要件の趣旨は、保...

先生、お客様から『スキャンした書類を圧縮して保存したい』という相談を受けたんですが、電子帳簿保存法では圧縮保存って認められないんでしょうか?いえ、認められますよ。ただし、一定の要件を満たす必要があります。そうなんですね!具体的にはどんな要件があるんですか?まず基本となるのが、解像度200dpi以上、...

先生、電子帳簿保存法のスキャナ保存なんですけど、「4ポイントの文字を認識できること」って要件がありますよね。でも、そのテストチャートが手元にないんです。どうすればいいんでしょうか？ああ、JIS X6933のテストチャートのことだね。実は、それがない場合でも大丈夫なんだよ。国税庁が定めた基準設定がある...

先生、電子帳簿保存法のスキャナ保存について質問があります。JIS X6933に準拠したテストチャートって、JIS規格では目視試験で50パーセント超の認識ができればいいことになっていますよね?そうですね。JIS規格の目視試験では、34文字中18文字以上が読めれば合格基準を満たします。では、国税関係書類...

今日は電子帳簿保存法のスキャナ設定について質問があるって？はい。４ポイント文字の認識テストなんですが、スキャナを買った時に一度やれば、その設定をずっと使い続けていいんでしょうか？それがね、実は購入時の一回だけじゃ不十分なんだよ。えっ、毎回テストが必要なんですか？そう。理想的には日々の入力作業前にテス...

先生、スキャナ保存についてお客様から質問があったんです。うちの会計システムにはOCR機能がついていなくて、スキャンした領収書の文字を自動で読み取れないんですって。それでも検索できるようにしないといけないんでしょうか?ええ、必要です。画像データをテキスト化できなくても、取引年月日、取引金額、取引先の3...

今日は、スキャナ保存の検索要件について質問があったそうですねはい。顧問先から相談を受けたんですが、取引先から毎月届く納品書に1ヶ月分の取引がまとめて記載されているそうです。これをスキャナ保存する場合、検索要件の記録項目って、個々の取引ごとに日付と金額を全部設定しないといけないんでしょうか?いい質問で...

先生、電子帳簿保存法のスキャナ保存で、検索要件の「取引金額」って税抜と税込、どちらで登録すればいいんでしょうか？いい質問ですね。これ、実は多くの会社が迷うポイントなんです。基本的な考え方は、帳簿の処理方法に合わせるということです。帳簿の処理方法、ですか？そうです。例えば、御社が税抜経理を採用している...

先生、電子帳簿保存法のスキャナ保存で困っていることがあるんです。単価契約書って、取引の総額が書いてないじゃないですか。検索要件の「取引金額」欄、どうすればいいんでしょう？ああ、それはよくある質問ですね。単価契約書や見積書のように取引金額が定められていない書類は、空欄または0円で設定して差し支えないと...

先生、電子帳簿保存法の「ダウンロードの求め」に対応する準備をしているんですが、税務調査の時にデータを提出する形式って決まっているんでしょうか？いい質問ですね。実は、データ形式や並び順に統一的な決まりはないんです。ただし、いくつか重要な留意点がありますよ。決まりがないんですか？じゃあ何でもいいというこ...

先生、電子取引のデータ保存では索引簿方式っていう方法が使えるって聞いたんですが、スキャナ保存でも同じ方法は使えるんでしょうか？はい、スキャナ保存でも索引簿方式を使うことは可能です。実は、令和3年度の税制改正前から認められている方法なんですよ。索引簿方式って、具体的にはどういう方法なんですか？簡単に言...