「スキャナ」とは、どのようなものをいうのでしょうか。

いえいえ、それだけじゃないんです。電子帳簿保存法での「スキャナ」の定義は思っているより幅広いんですよ。

まず基本的な定義から説明しましょう。「スキャナ」とは、書面つまり紙の国税関係書類を電磁的記録に変換する入力装置のことを指します。

その通りです。具体的には、一般的に「スキャナ」や「複合機」として販売されている機器はもちろんですが、実はスマートフォンやデジタルカメラも含まれるんです。

そうなんです。実は以前はもっと厳しい制限があったんですよ。制度創設当初は「原稿台と一体となったものに限る」という要件がありました。

まさにそれです。でも平成28年度の税制改正でこの要件は廃止されました。これによって、営業先で受け取った請求書をその場でスマホで撮影して、そのデータで経理処理することが可能になったんです。

いい質問ですね。スキャナには技術的な要件が定められています。まず解像度ですが、25.4ミリメートル当たり200ドット以上で読み取る必要があります。

最近のスマートフォンなら問題ないレベルです。それから階調についても要件があります。赤色、緑色、青色それぞれが256階調以上で読み取る必要があります。

いえ、一般書類の場合は例外があります。白色から黒色までの階調が256階調以上であれば、つまりモノクロでも保存可能です。

法令上、私物利用について特に制約はありません。ただし、私物であろうと会社の機器であろうと、操作マニュアルなどを保存場所に備え付けておく必要があります。

スマホアプリの使い方を説明した資料を用意しておけば大丈夫です。重要なのは、誰でもその機器の操作方法がわかる状態にしておくことです。

それも大丈夫です。書類を複数回に分けて読み取ることができます。例えば、大きな書類を左面と右面に分けて撮影しても構いません。

はい。ただし条件があります。ディスプレイの画面や印刷した書面に、整然とした形式かつ紙の原本と同程度に明瞭な状態で速やかに出力できることが必要です。

そうです。ただし注意点があります。複写機で縮小コピーした書面を読み取ってスキャナ保存することは認められていません。

元の書類の改ざん防止の観点からです。原本をそのままの状態で読み取ることが重要なんです。

その通りです。ただし、技術的要件をしっかり満たすことと、適切な運用体制を整えることが何より重要です。導入前には必ず要件を確認してくださいね。