スキャナの読取サイズよりも大きい書類を受領した場合、その書類を左面と右面に分けてスキャナで読み取ることでも差し支えないでしょうか。

それは実務でよくある問題ですね。電子帳簿保存法上、スキャナの読取サイズよりも大きい書類を分割して読み取ることは可能です。ただし、いくつかの重要な条件がありますよ。

まず最も重要なのは「出力形式の整然性・明瞭性」です。1ページの書類が2ページにまたがって分割されることなく、整然とした形式で出力できることが求められています。つまり、左面と右面に分けて読み取った後、元の1ページの書類として適切に復元できる必要があります。

実務的には、左面と右面を別々にスキャンした後、PDFソフトなどで1つのファイルに結合する方法が一般的です。ただし、解像度と階調の要件も満たす必要があります。

25.4ミリメートル（1インチ）当たり200ドット（200dpi）以上で読み取る必要があります。また、カラー書類の場合は赤・緑・青それぞれ256階調以上、一般書類であればグレースケールでも可能ですが、白色から黒色までの256階調以上が必要です。

それは絶対にダメです！電子帳簿保存法では、縮小コピーしたものをスキャナ保存することは認められていません。これは「国税関係書類に記載されている事項をスキャナで読み取ること」には該当しないためです。

例えば、建設業のクライアントからA3サイズの工事請負契約書を受け取ったとしましょう。この場合、契約書の左半分と右半分を別々にA4サイズでスキャンし、その後PDFで結合して1つのファイルとして保存します。重要なのは、結合後のPDFが元の契約書と同じ内容で、明瞭に読めることです。

令和6年1月1日以後に保存する書類については不要になりました。これは令和5年度税制改正による変更点です。ただし、スキャニング時の200dpi以上の解像度要件は引き続き満たす必要があります。

まず、受領した大判書類を左面・右面に分けてスキャンします。次に、スキャンしたファイルをPDFソフトで結合し、元の1ページ書類として復元できることを確認します。最後に、200dpi以上の解像度と適切な階調で保存されていることをチェックして完了です。

そうですね。電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を正しく理解して、適切に実務を行うことが重要です。分からないことがあれば、いつでも相談してくださいね。