訂正削除を行うことができないシステムとは、どのようなシステムであれば要件を満たしているといえるのでしょうか。

今日は電子帳簿保存法のスキャナ保存で出てくる「訂正削除を行うことができないシステム」について説明しますね。これ、お客様からよく質問されませんか?

なるほど。まず大前提として、このシステムには2つの条件があるんです。1つ目は「画像データを全く変更できない」こと。2つ目は「保存されているデータが読み取り直後のデータであることを証明できる」こと。

そうなんです。これは改ざん防止が目的ですから。具体例を挙げると、一番分かりやすいのがCD-RやDVD-Rのような「書き換えできない保存媒体」を使うケースです。

その通り。ただし、ただ保存するだけじゃダメなんです。保存媒体への「データ記録年月日」を記録して、媒体自体に「変更・複製できない一連番号」を付けて、さらに媒体の差し替えや破棄を防ぐ管理が必要になります。

その通り。だから実務では別の方法が主流になっています。それが「クラウドサービス」の活用です。

はい。例えば、外部のクラウド事業者が提供するサービスにスキャンデータを保存して、利用者側では訂正・削除できない設定にしたシステム。これが国税庁の通達でも認められているんです。

正解です。クラウドサービスの良いところは、アップロード時刻も自動的に記録されるので、タイムスタンプの代わりにもなるんです。ただし、その場合は「入力期間内に入力したことを確認できる時刻証明機能」が必要ですけどね。

そうなんです。だから最近はこのタイプのクラウドシステムを導入する企業が増えています。ちなみに、もし既存の「履歴保存型システム」から「訂正削除不可システム」へ移行する場合は、過去の訂正・削除履歴も一緒に移さないといけませんよ。

お客様に説明するときは、「CD-Rのような物理媒体管理は大変だけど、クラウドサービスなら現実的」という伝え方をすると分かりやすいですよ。