スキャン文書について圧縮して保存することは認められないのでしょうか。

いえ、認められますよ。ただし、一定の要件を満たす必要があります。

まず基本となるのが、解像度200dpi以上、そして赤・緑・青それぞれ256階調以上、つまり約1,677万色以上でスキャンすることです。

いえ、実は一般書類の場合はグレースケールでも大丈夫なんです。重要書類と一般書類で要件が少し違うんですよ。

そこが重要なポイントです。圧縮後も『4ポイントの文字が認識できる』状態を保つ必要があるんです。

ええ。JIS規格のテストチャートを使って、ディスプレイでもプリンタ出力でも4ポイントの文字が読めるかを確認します。これをクリアしていれば圧縮保存OKです。

その場合は、200dpi以上・256階調以上で『非圧縮』または『可逆圧縮』で保存すれば、4ポイント文字が認識できるものとして扱われます。

画質を劣化させずに圧縮する方式ですね。ZIPやPNGのような形式です。JPEGは不可逆圧縮なので、圧縮率によっては要件を満たさない可能性があります。

スマホやデジタルカメラの場合、機種によって縦横比が違うので注意が必要です。縦横『それぞれ』が25.4mm当たり200ドット以上の解像度を満たす必要があります。

その通りです。例えば、領収書をスマホで撮影する場合、角度や距離に気をつけないと解像度不足になる可能性があります。

一番確実なのは、スキャナ保存に対応したアプリやソフトを使うことです。自動的に要件を満たす設定で保存してくれますから。あとは定期的にテストチャートで確認することですね。

まさにその通りです。税務調査で『文字が読めない』となったら元も子もありませんからね。