スキャナ保存を途中で取りやめることとした場合、その取りやめることとした日において保存している電磁的記録は、そのまま電磁的記録により保存することとしてもよいのでしょうか。

なるほど。スキャナ保存の運用負担は確かに大きいからね。実はこれ、紙の原本をどうしたかで対応が全く変わってくるんだよ。

そう。大きく分けて2つのパターンがあるんだ。

まず、既にスキャンして紙の原本を捨ててしまっている場合。この場合は、取りやめた日に保存している電磁的記録を、その書類の保存期間が終わるまで、スキャナ保存の要件に従って保存し続ける必要があるんだ。

そうなんだよ。紙がもうないから、電磁的記録が唯一の証拠書類になってしまっているからね。例えば、2022年分の領収書をスキャンして紙を捨てていた場合、2024年に取りやめを決めても、保存期間の7年間が満了する2029年まではスキャナ保存の要件に従って保存しておかないといけない。

その通り。取りやめたからといって、管理を緩めることはできないんだ。

紙原本が残っているなら、その紙を保存すればいい。電磁的記録は参考資料として残してもいいけど、正式な保存書類としては紙の方を保存することになるね。

それは良かった。慎重な運用をしていたんだね。ただし、この場合でも電磁的記録を完全に削除していいわけではないから注意してね。

これが一番厄介なケースなんだ。例えば、タイムスタンプを押し忘れていたり、解像度が基準に達していなかったりする場合ね。

保存義務は課せられるんだけど、その電磁的記録は税法上の正式な書類とはみなされないんだ。つまり、保存はしているけど、法律上は保存していないと扱われてしまう。

深刻なリスクがあるよ。例えば消費税の仕入税額控除が否認されたり、最悪の場合は青色申告の承認が取り消されたりする可能性がある。

まず、取りやめを決める前に、これまでスキャンした書類について紙の原本が残っているかどうかを全部確認すること。リストを作って管理するといいね。

紙がない書類については、保存期間が満了するまでスキャナ保存の要件を維持し続けるしかない。システムも維持しないといけないから、完全な取りやめではなく、新規のスキャン保存を停止するという形になるかもしれないね。

それがいいね。あと、今後新しく受け取る書類については、最初から紙で保存する方針に切り替えれば、少なくとも運用負担は軽減できるから。

まさにその通り。だから導入前にしっかり運用体制を検討することが大切なんだよ。