エクセルやワードのファイル形式で受領したデータをＰＤＦファイルに変換して保存することや、パスワードが付与されているデータについて、パスワードを解除してから保存することは、認められますか。

結論から言うと、認められています。電子取引データの保存は、必ずしも相手方から受け取ったデータそのものの形式で保存しなければならないわけではないんです。

そう考える方は多いですね。ポイントは、保存の過程で取引内容が変更されるおそれのない「合理的な方法による編集」であれば問題ないという点です。エクセルやワードのファイルをPDFに変換するのも、これに該当します。

そのケースも認められています。パスロックがかかったファイルの場合、そのデータ自体にタイムスタンプを付すことができないことがあります。そのため、パスワードを解除してから保存する取扱いも、真実性の要件を満たす合理的な方法として認められているんです。

いいえ、そこは注意が必要です。あくまで取引年月日、金額、取引先といった取引内容が変更されないことが前提です。内容が変わらない範囲での形式変換や編集であれば問題ない、という理解ですね。

はい、いくつかあります。例えば、EDI取引で受け取ったXMLデータを、一覧表としてエクセル形式に変換して保存する方法も認められています。

そうです。それから、PDFファイルを台紙として、受領したエクセルやワードのデータをそこに添付し、そのPDFファイルにタイムスタンプを付与するという方法も認められています。

そうですね。電子取引データの保存は、形式にこだわりすぎず、取引内容が変更されない合理的な編集であれば柔軟に対応できます。実務では、社内でルールを統一しておくと、後々の確認もスムーズになりますよ。