電子メール等で受領した領収書データ等を、訂正・削除の記録が残るシステムで保存している場合には、改ざん防止のための措置を講じていることとなりますか。

いいえ、実はそれだけでは電子帳簿保存法上の改ざん防止措置を講じたことにはならないんです。電子帳簿保存法施行規則第４条第１項第３号にある「訂正・削除の記録が残るシステムの利用」という要件は、データの保存だけでなく、データの授受、つまりやり取り自体をそのシステム内で行うことが前提になっています。

その通りです。例えば、取引先からPDFの領収書がメールで送られてきて、それを保存専用のシステムにアップロードしたケースを考えてみましょう。この場合、データの授受はメールというシステム外で行われているため、たとえ保存先が訂正削除履歴の残るシステムであっても、この号の要件は満たせません。

主に２つの方法があります。１つ目は「事務処理規程」を備え付けて、それに沿って運用する方法です。不当な訂正・削除を防止するための社内ルールを定めておくイメージですね。２つ目は、データ受領後に速やかに「タイムスタンプ」を付与する方法です。

でしたら、そのシステムだけに頼るのではなく、事務処理規程を整備して運用するか、タイムスタンプ付与の仕組みも併せて導入することをおすすめします。保存システムの機能と、授受の実態、この両方をセットで確認することが、電子帳簿保存法対応のポイントです。

その通りです。国税庁の要件は「保存方法」だけでなく「授受から保存までの一連の流れ」を見ていますので、そこを押さえて対応していきましょう。