武本税理士事務所・武本行政書士事務所
問45 ＥＣサイトで物品を購入したとき、ＥＣサイト上の購入者の購入情報を管理するページ内において、領収書等データをダウンロードすることができる場合に、領収書等データを必ずダウンロードして保存する必要がありますか。
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最近、経費精算でＥＣサイトの利用がすごく増えてるんですけど、購入履歴のページから領収書データをダウンロードできる場合って、絶対に毎回ダウンロードして保存しておかないとダメなんでしょうか？正直、全部の取引でダウンロードするのはかなり手間で…。
結論から申し上げますと、そのＥＣサイト上でいつでも領収書等の取引情報を確認できる状態であれば、必ずしもダウンロードして自社のパソコンやサーバーに保存しなくても差し支えありません。ＥＣサイト側にデータが残っていて、必要なときに確認できるのであれば、それをもって保存に代えることができます。
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そうなんですね！それなら助かります。でも、何か条件はあるんですよね？
はい、いくつか条件があります。まず、そのＥＣサイトを提供している事業者が、電子帳簿保存法上の「真実性の確保」と「検索機能の確保」という保存要件を満たしていることが前提になります。たとえば、大手通販サイトのように取引データが改ざんされない仕組みで、日付や金額、取引先で検索できるようになっていれば、この要件はクリアしていると考えられます。
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なるほど。それと、保存期間についても注意が必要ですよね？
その通りです。各税法で定められた保存期間、多くの場合は７年間ですが、その期間が満了するまで、サイト上でいつでも確認できる状態を維持しておく必要があります。もし退会やアカウント削除などによって、期間満了前に閲覧できなくなってしまう場合は、閲覧できなくなる前に忘れずにダウンロードして保存しておかなければなりません。
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そこは見落としがちなポイントですね。例えば、マイページの閲覧期限が決まっているサービスだと危ないということですね。
まさにそうです。ですので、社内ルールとしては「ＥＣサイト上で常時確認できるものはダウンロード不要、ただし退会予定や閲覧期限があるものは事前にダウンロードして保存」といった形で整理しておくと安心です。
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もう一つ気になるんですが、検索機能がしっかりしていないＥＣサイトだったらどうなりますか？
良い質問ですね。判定期間、原則として２年前の売上高が5,000万円以下である場合、または電子データを取引先ごとや日付ごとに整理して書面に出力し、税務調査の際に提示・提出できるようにしている場合には、税務職員からのダウンロードの求めに応じることを条件に、検索機能の確保自体が不要になります。ですので、規模の小さい事業者であれば、そこまで神経質にならなくても対応できるケースも多いです。
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そう聞くと、少し肩の力が抜けます。ただ、念のため、判断に迷うＥＣサイトについては個別に確認したほうがよさそうですね。
おっしゃる通りです。サイトごとに保存要件を満たしているかどうかは異なりますので、不安な場合はダウンロードして保存しておくのが一番安全です。電子帳簿保存法の要件を正しく理解したうえで、無理のない運用を心がけていきましょう。
【回答】
当該ＥＣサイト上でその領収書等データの確認が随時可能な状態である場合には、必ずしもその領収書等データをダウンロードして保存していなくても差し支えありません。
【解説】
インターネット上でその領収書等データを確認できることとなった時点が取引情報の授受があったタイミングと考えられます（【問44】参照）。
このため、ＥＣサイト提供事業者が提供するＥＣサイトを利用し物品を購入した場合に、当該ＥＣサイト上で領収書等データの取引情報を確認することができるようになった時点で取引情報の受領があったものとして、電子取引に係る保存義務者（物品の購入者）は、その領収書等データを保存する必要がありますが、当該ＥＣサイト上でその領収書等データの確認が随時可能な状態である場合には、必ずしもその領収書等データをダウンロードして保存していなくても差し支えありません。
この取扱いは、ＥＣサイト提供事業者が、電子取引に係る保存義務者（物品の購入者）において満たすべき真実性の確保及び検索機能の確保の要件を満たしている場合に受けることができますので、ご注意ください（真実性の確保及び検索機能の確保の要件については、【問18】参照）。
他方で、例えば、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録の提示等の求めに応じることができるようにしている場合には、判定期間に係る基準期間（通常は２年前です。）の売上高が5,000万円以下の事業者又は電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしている事業者については、全ての検索機能の確保の要件が不要とされることから、ＥＣサイト上の購入者の購入情報を管理するページ内において、検索機能の確保がなされている必要はありません（【問48】参照）。
領収書等データに限らず、電子取引のデータ保存制度によって保存する電子データは、各税法に定められた保存期間中、保存時に満たすべき要件に沿って適切に保存する必要があり、上記方法で保存している領収書等データは各税法に定められた保存期間が満了するまでＥＣサイト上でその領収書等データの確認が随時可能な状態である必要があります。各税法に定められた保存期間が満了する前にＥＣサイト上でその領収書等データの確認ができなくなる場合は、その確認ができなくなる前にその領収書等データをダウンロードして保存する必要があることにご注意ください。
出所：国税庁