高速道路の利用が多頻度にわたるなどの事情により、全ての高速道路の利用に係る利用証明書の保存が困難なときは、消費税法上、クレジットカード会社から受領するクレジットカ―ド利用明細書と利用した高速道路会社などの任意の一取引に係る利用証明書をダウンロードし、併せて保存することで、仕入税額控除を行って差し支えない取扱いとなっていますが、電子帳簿保存法上はどのような取扱いとなりますか。

そうですよね、多頻度で高速道路を利用する事業者さんからは同じようなご相談をよくいただきます。実は消費税法上、このケースには特例的な取扱いが認められています。全ての利用証明書の保存が困難な場合には、クレジットカード会社から受け取るクレジットカード利用明細書と、利用した高速道路会社などの任意の一取引に係る利用証明書をダウンロードして、この二つを併せて保存すれば、仕入税額控除を行って差し支えないとされているんです。

いいポイントですね。実はこの二つの法律では前提となる考え方が少し違うんです。所得税法や法人税法では、取引に関して「受領した」書類を保存する義務があります。ETCの利用証明書は、利用者がウェブサイト上で必要な範囲を指定して発行するものなので、発行していない証明書については、そもそも「受領」していないことになります。ですから、あえて全件分を発行して保存する義務はありません。

その通りです。ただし注意が必要なのは、消費税の仕入税額控除のために任意でダウンロードした一取引分の利用証明書です。これは実際に「受領」した書類に該当しますので、電子帳簿保存法上の電子取引データの保存要件を満たして保存する必要が出てきます。

大きく分けて三つあります。一つ目は真実性の確保で、タイムスタンプを付与するか、訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備して運用することです。二つ目は可視性の確保で、パソコンやディスプレイ、プリンタを備え付けて、税務調査などの際に速やかに画面や書面で提示できるようにしておくことです。三つ目は検索機能の確保で、取引年月日・取引金額・取引先の三つの項目で検索できる状態にしておく必要があります。ただし基準期間の売上高が5,000万円以下などの要件を満たす場合は、この検索機能の確保は不要になります。

はい、そちらも電子取引に該当しますので、電磁的記録のまま同じ要件で保存する必要があります。ですから実務上は、クレジットカード利用明細データと、消費税の特例のためにダウンロードした一取引分の利用証明書、この両方を電子帳簿保存法の要件に沿って一緒に保存しておくイメージを持っていただくとわかりやすいと思います。

まさにその通りです。多頻度で高速道路を利用する事業者さんほど、この整理を誤解しやすいポイントですので、顧問先には「ダウンロードした瞬間から保存義務が発生する」という考え方をぜひお伝えしておいてください。