「速やかに出力する」とは?

おはようございます。昨日、クライアントの山田商事から電子帳簿保存法の要件について質問があったんですが、少し誤解があるようでした。

山田商事の経理担当者が「検索結果をディスプレイや書面に速やかに出力できれば、検索自体に時間がかかっても問題ないですよね？」と聞いてきたんです。どう思いますか？

いい質問ですね。実は、これは多くの方が勘違いしやすいポイントなんです。電子帳簿保存法の「速やかに出力する」という要件は、検索開始から出力完了までの一連のプロセス全体が速やかである必要があるんです。

そうです。具体的に例を挙げて説明しましょう。例えば、税務調査官が「令和5年4月の売上に関する請求書を見せてください」と要求したとします。この場合、どんな流れになると思いますか？

その通りです。そして法律が求める「速やかに出力する」というのは、あなたが今言った流れのすべてが速やかでなければならないということなんです。

まさにその通りです！とても良い理解ですね。山田商事のケースで言えば、彼らのシステムは以下のような状況でした：

• データベースの検索処理：15分
• 該当書類の抽出：3分
• 画面表示・印刷：5秒

合計で約18分かかるわけですが、これは「速やかに出力する」要件を満たしていないんです。

法律上明確な時間の定めはありませんが、一般的には数秒から数分程度と考えられています。税務調査の現場で調査官を長時間待たせるようでは実用的ではありませんからね。

そういうことです。別の例も挙げてみましょう。ABC商事という会社では、当初このようなシステムでした：
【改善前のシステム】

• 取引先名での検索：10分
• 金額範囲での絞り込み：5分
• PDF出力：30秒
• 合計：約15分30秒

これでは要件を満たしません。

ところが、ABC商事はシステムを改善して、こうなりました：
【改善後のシステム】

• インデックス機能の導入により検索：30秒
• 絞り込み処理：10秒
• PDF出力：5秒
• 合計：45秒

はい。重要なのは、検索開始から出力完了までの全体時間なんです。出力だけが速くても意味がないということを、しっかり理解しておいてください。

そうですね。そして、もう一つ重要なことは、これは単に法的要件を満たすだけでなく、実務上の利便性にも関わるということです。経理担当者が日常業務で書類を探す際も、検索に時間がかかっていては業務効率が悪いですからね。

その通りです。山田商事には、システム全体の処理速度を改善するよう提案することにしましょう。出力機能だけでなく、検索機能も含めた総合的な改善が必要だということを説明します。

それは良いアイデアですね。電子帳簿保存法の要件は細かい部分で誤解されやすいので、定期的にクライアントと確認することが大切です。