電子取引のデータ保存制度はどのような内容となっていますか。

簡単に言うと、請求書や領収書を電子データでやり取りしたら、そのデータをきちんと保存しなさいという制度だよ。例えば、取引先からメールでPDFの請求書が届いたら、それを紙に印刷して保存するだけではダメで、電子データのまま保存する必要があるんだ。

日常業務でよくあるケースを挙げると、メールに添付されたPDF請求書、Amazonなどネットショッピングの領収書をダウンロードした場合、クラウド会計ソフトで授受した取引データ、それからクレジットカードの利用明細をWeb上で受け取る場合なんかも全部対象になるね。

それが、ただ保存すればいいわけじゃないんだ。大きく分けて2つの要件がある。1つ目は真実性の確保、つまりデータが改ざんされていないことを証明できるようにすること。2つ目は可視性の確保で、税務調査の時にすぐ見せられる状態にしておくことだね。

4つの方法から1つ選べばいいよ。タイムスタンプを付ける方法が一番わかりやすいけど、実務的には訂正削除の履歴が残るクラウドシステムを使うか、事務処理規程を作って運用するという方法を選ぶ会社が多いね。事務処理規程なら特別なシステムがなくても対応できるから、小規模事業者には向いている。

税務調査が入った時に、調査官がこの取引先の去年の7月の請求書を見せてくださいと言われて、すぐに出せるようにしておくということ。そのためには、取引年月日、取引先、取引金額の3つで検索できるようにしておく必要があるんだ。

必ずしもそうじゃないよ。例えば、Excelで管理台帳を作って、そこにデータの保存場所を記録しておけば、Excel上で検索できるから要件を満たせる。それに、前々年の売上が5,000万円以下の事業者なら、税務調査の時にデータをすぐ提出できる状態にしておけば、検索機能自体が不要になる特例もあるんだ。

令和6年から始まった猶予措置があって、システム整備が間に合わないなど相当の理由がある場合は、保存要件を満たしていなくても、税務調査でデータを提出できればOKとされている。ただし、データそのものは必ず保存しておく必要があるから、紙だけ残して電子データを捨ててしまうのはダメだよ。

まず現状を確認することだね。どんな電子取引をしているか洗い出して、それらのデータを今どう管理しているか把握する。その上で、売上規模や社内体制に応じて、事務処理規程で対応するのか、クラウドシステムを導入するのか提案するといい。小規模事業者なら、事務処理規程+Excel管理という組み合わせが現実的だと思うよ。

電子取引データ保存は令和6年1月から本格的に義務化されたから、まだ対応できていない事業者も多い。早めに整備を進めるよう、しっかりサポートしてあげてね。