従業員を雇用する際、賃金や労働時間等の労働条件を記載した「労働条件通知書」データを電子メールに添付して相手方に送信し、また、クラウドサービスを利用して「雇用契約書」の授受を行った場合、この「労働条件通知書」データや「雇用契約書」データは電子取引データとして保存する必要がありますか。

ああ、それは最近よく聞かれる質問だね。結論から言うと、保存が必要だよ。労働条件通知書や雇用契約書を電子データでやり取りした場合は、電子取引に該当するからね

いいところに気づいたね。確かに税金計算そのものには直接関わらないんだけど、電子帳簿保存法では『取引情報』の授受を電子的に行った場合、保存義務があるんだ。労働条件通知書には賃金額や支払方法が書いてあるでしょう

そういうこと。例えば、月給30万円、毎月25日払いって書いてあれば、それは立派な取引条件だからね

主に2つのパターンがあるね。1つ目は、PDFの労働条件通知書をメールに添付して送る場合。2つ目は、クラウドサービス、例えばfreeeサインとかGMOサインみたいなシステムで雇用契約書をやり取りする場合だよ

正解! メール本文に重要な情報がなければ、添付されたPDFファイルをハードディスクかクラウドストレージに保存しておけばOK。もちろん、メールごと保存しても構わないよ

クラウドサービスなら、システム上で保存されているデータそのものが保存対象になるね。ただし、検索ができるようになっているか、確認が必要だよ

大きく分けて2つあるよ。まず真実性の確保。これはデータが改ざんされないようにする措置だね

そう! タイムスタンプを付けるか、訂正削除の履歴が残るシステムを使うか、あるいは『電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程』を作って運用するか。この3つのうちどれか1つを選べばいいんだ

その通り。国税庁のホームページにサンプルがあるから、それをダウンロードして自社用にカスタマイズすれば大丈夫。お金もかからないしね

可視性の確保だね。これは税務調査の時に、すぐデータを見せられるようにしておくってこと

パソコンとプリンターを用意して、求められたらすぐに画面表示したり印刷したりできるようにする。それから検索機能も必要だよ

日付・取引先・金額の3つ。例えば『2024年4月1日入社の山田太郎さん、月給30万円』みたいに検索できるようにしておく必要があるね

完璧! それがまさに実務的な対応だよ。あるいはExcelで管理台帳を作って、ファイルとリンクさせる方法もあるね

2024年1月以降は原則としてダメになったんだ。電子取引データは電子データのまま保存するのが義務。以前は猶予措置があったけど、今は厳しくなったからね

すぐに電子保存に切り替える必要があるよ。ただし、税務調査で『ダウンロードの求め』に応じられるなら、検索機能の要件は不要になる場合もあるけどね

法人なら7年間、個人事業主も原則7年間だよ。起算日は、法人なら事業年度終了の翌日から、個人なら翌年3月16日からカウントするんだ

法人で3月決算なら、2025年4月1日から7年後の2032年3月31日まで保存が必要ってことになるね

うん、それでいいよ。あと、可能なら事務処理規程も整備してもらうように勧めてね。電子取引は今後どんどん増えるから、早めの対応が大切だよ