電子メールを受信した場合、どのように保存すればよいのでしょうか。

それは大事な質問ですね。電子メールで請求書や領収書を受け取った場合、それは『電子取引』に該当するので、電子データのまま保存する必要があります。紙に印刷するだけでは要件を満たさないんです。

いえ、取引情報がどこに記載されているかによって変わります。例えば、メール本文に『○月○日 株式会社○○ 金額11万円』と書かれていれば、そのメール自体を保存します。でも、PDF等の添付ファイルに請求書が含まれている場合は、その添付ファイルだけを保存すればOKです。

サーバー、ハードディスク、クラウドストレージ、DVD、CDなど、確認できる状態で記録できる媒体であれば問題ありません。最近はクラウドストレージを使う企業が増えていますね。

それだけでは不十分なんです。法律で定められた『検索機能』の要件を満たす必要があります。例えば、ファイル名を『20250131_株式会社霞商店_110000』のように、日付・取引先・金額を含む形式に統一してフォルダ分けする方法があります。

そうですね。あるいはエクセルで索引簿を作成して管理する方法もあります。専用ソフトを使わない場合の現実的な対応として国税庁も例示していますよ。

はい、『改ざん防止』も重要です。タイムスタンプを付与するか、『正当な理由のない訂正削除を防止するための事務処理規程』を作成して運用する必要があります。中小企業の多くは規程を作成する方法を選んでいます。

国税庁のホームページにサンプルが公開されているので、それを参考に作成できます。一度作れば継続的に使えますから、最初にしっかり整備しておくことが大切です。

その通りです。保存場所にパソコン、ディスプレイ、プリンタを備え付けて、税務調査などで求められた際に速やかにデータを出力できるようにしておく必要があります。

はい、電子データとして適切に保存していれば、事務の便宜上、紙で整理しておくことは全く問題ありません。むしろ日常業務では紙の方が使いやすいという声もよく聞きます。

完璧です。最初は手間に感じるかもしれませんが、ルールを決めて習慣化すれば、後々の管理がとても楽になりますからね。