武本税理士事務所・武本行政書士事務所
問2 電子取引とは、どのようなものをいいますか。
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先生、最近「電子取引データの保存」って言葉をよく聞くんですが、そもそも電子取引って具体的にどういうものなんですか?
簡単に言うと、紙の書類じゃなくて電子データでやり取りする取引全般のことだよ。請求書や領収書、契約書といった取引に関する情報を、メールやインターネット経由で受け取ったり送ったりする場合が該当するんだ。
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なるほど。例えばどんなケースがありますか?
一番身近なのはメールだね。取引先から請求書のPDFがメールに添付されて送られてくる場合、これは電子取引になる。メール本文に金額や取引内容が書かれている場合も同じだよ。
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Amazonで備品を買って、サイト上から領収書をダウンロードするのは?
それも電子取引だね。ECサイトから領収書データをダウンロードしたり、画面をスクリーンショットで保存したりする行為も含まれるよ。あと、クラウド会計サービスで請求書を共有するケースも該当する。
インターネットバンキングで振込をした時の記録も電子取引ですか?
その通り。振込日や金額、振込先が記録されたデータを授受しているから、これも電子取引に該当するんだ。スマホの決済アプリで支払って利用明細を受け取る場合も同じだよ。
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結構いろんなものが該当するんですね。全部保存しないといけないんですか?
基本的には紙の書類と同じ範囲で保存が必要だよ。ただし、正式な見積書になる前の検討段階の資料や、取引先から一方的に送られてくる不要な見積書まで保存する必要はないんだ。
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従業員が立て替えた経費の領収書を写真で送ってもらうのは?
それは会社の取引として行われるから、会社が電子取引データとして適切に保存・管理する必要があるね。逆に、e-Taxで納税した時の受信通知は税務署からの通知だから、取引情報には該当しないよ。
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要するに、ビジネスで電子的にやり取りする書類はほぼ全て電子取引ということですね。
そういうこと。これからはペーパーレス化がますます進むから、電子取引データの適切な保存がとても重要になってくるんだよ。
【回答】
「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます（法２五）。
なお、この「取引情報」とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。
具体的には、いわゆるＥＤＩ取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含みます。）、ペーパーレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用した取引、 インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等をいいます。
また、所得税法及び法人税法において、「取引に関して相手方から受け取った注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し」を保存することとされており、電子帳簿保存法における電子取引データの保存範囲もこれらの書類を紙で保存する場合の保存範囲と変わりません。
例えば、「見積書」との名称の書類で相手に交付したものであっても、連絡ミスによる誤りや単純な書き損じ等があるもの、事業の検討段階で作成された、正式な見積書前の粗々なもの、取引を希望する会社から一方的に送られてくる見積書などは、保存の必要はないものと考えられます。
出所：国税庁