武本税理士事務所・武本行政書士事務所
問5 当社は以下のような方法により仕入や経費の精算を行っていますが、データを保存しておけば出力した書面等の保存は必要ありませんか。
(1) 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領
(2)インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等の スクリーンショットを利
(3)電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
(4)クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
(5)特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
(6)ペーパ ー レス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
(7)請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領
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先生、最近顧問先から電子取引データの保存について相談を受けることが増えてきました。「メールで請求書をもらったり、ネットから領収書をダウンロードしたりしているけど、プリントアウトして保存しておけば大丈夫ですよね?」って聞かれるんですが…
そうですね。その質問はよく受けますね。でも、令和3年度の税制改正で大きく変わったことを、まずお客様に説明する必要があります。メールやインターネットで受け取った請求書や領収書などのデータは「電子取引」に該当して、原則として電子データのまま保存しなければならなくなりました。
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やっぱり紙に印刷してファイリングするだけではダメなんですね?
はい。データで受け取ったものは、データで保存するのが原則です。ただし、消費税の仕入税額控除については例外的に印刷した書面での保存も認められていますが、法人税や所得税ではデータ保存が必須になります。この点は顧問先にしっかり伝えないといけませんね。
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承知しました。それで、保存する際の要件についてもう少し詳しく教えていただけますか? 顧問先に具体的に説明できるようにしておきたいので。
いいですね。要件は大きく分けて2つあります。真実性の確保と可視性の確保です。真実性というのは、データが改ざんされていないことを証明できるようにすること。可視性というのは、税務調査が入ったときにすぐに見られるように検索機能を持たせることです。
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例えば、メールでPDFの請求書を受け取っている顧問先の場合、どう対応すればいいですか?
メールで受け取ったPDFの場合、受け取った側で自由に編集や削除ができてしまいますよね。だから、タイムスタンプを付けるか、事務処理規程を作って訂正削除のルールを定める必要があります。顧問先の規模や予算に応じて提案方法を変えるといいでしょう。
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タイムスタンプって、大企業向けのイメージがあるんですが、中小企業でも導入できるんでしょうか?
最近は会計ソフトや経費精算システムにタイムスタンプ機能が標準搭載されているものも増えています。ただ、コストが厳しい顧問先には事務処理規程を整備する方法を提案するといいですね。これは、「誰が」「いつ」「どのように」データを保存・管理するかを文書で定めるもので、比較的低コストで対応できます。
事務処理規程のひな型とかはあるんですか?
国税庁のホームページにサンプルが掲載されていますから、それをベースに顧問先の実態に合わせてカスタマイズするといいでしょう。うちの事務所でもテンプレートを用意しておくと、顧問先へのサービス向上になりますね。
ありがとうございます! それから、クラウドの経費精算システムを使っている顧問先も増えてきているんですが、その場合はどうでしょうか?
クラウドサービスの場合、システム側でデータの訂正・削除履歴が自動的に記録されたり、そもそも訂正・削除ができない仕組みになっていることが多いんです。そういうシステムを使っていれば、真実性の要件は基本的にクリアできます。ただし、顧問先がどんなシステムを使っているか、私たちがきちんと確認しておく必要がありますね。
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なるほど。でも、そのクラウドからダウンロードして会社のパソコンに保存している場合はどうなりますか?
いい視点ですね。クラウドからダウンロードした時点で、また編集可能な状態になってしまうので、タイムスタンプを付けるか事務処理規程で管理する必要が出てきます。この点は顧問先の運用をしっかりヒアリングして確認しないといけませんね。
可視性の確保、つまり検索機能についても教えてください。
保存したデータを、取引年月日、取引先、取引金額の3つで検索できるようにしておく必要があります。例えば、「2024年4月の〇〇商事の請求書」とか「5万円以上の領収書」といった条件で探せるようにする、ということです。
メールで受け取った請求書を、メールボックスに入れたままにしている顧問先があるんですが…
それは要注意ですね。メールソフトで見られるだけでは不十分とされる可能性があります。きちんと整理して、検索できる状態で保存するよう指導する必要があります。Excel等で索引簿を作る方法もありますし、専用システムの導入を提案するのもいいでしょう。
交通系ICカードやスマホ決済を使っている顧問先も多いんですが、これらのデータ保存も必要ですよね?
そうです。クラウドサービス経由で管理していれば、システム上で要件を満たせることが多いですね。ただし、例えばクレジットカードの明細データに加えて、個々の取引について別途メールで領収書を受け取っている場合は、両方とも保存が必要になります。この点は顧問先に説明が必要ですね。
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データと紙の請求書を両方受け取っている顧問先もあるんですが、その場合はどう対応すればいいですか?
データと書面の両方を受け取っていて、会社として書面を「原本」として扱っている場合は、その書面を保存すれば大丈夫です。ただし、どちらを正式な証憑として扱うかは、社内で明確にしておく必要があります。取引先との契約や慣行も確認しておくといいでしょう。
顧問先から「すぐには対応が難しい」と言われることもあるんですが…
その場合は猶予措置があることを説明してあげてください。システム整備が間に合わないなどの「相当の理由」がある場合は、税務調査の際にデータをすぐにダウンロードできる状態にしておき、求められたら印刷して提示できるようにしておけば、当面は認められます。
それなら顧問先も安心しますね。でも、猶予措置はいつまで使えるんでしょうか?
今のところ期限は設けられていませんが、あくまで一時的な措置です。だから、顧問先には計画的にシステムを整備していくよう提案していく必要があります。保存期間も法人税なら原則7年間ですから、早めに取り組んでもらった方がいいですね。私たちもサポート体制を整えておきましょう。
電子データで保存していても、社内業務のために紙に印刷して使うのは問題ないんですよね?
はい。電子データを要件通りにきちんと保存している前提であれば、業務の便宜のために印刷して併せて保存することは禁止されていません。この点も顧問先に伝えておくと安心してもらえますね。
よくわかりました。今度顧問先を訪問する際に、きちんと確認してきます!
そうしてください。電子取引データの保存は、今後ますます重要になってきますから、私たちがしっかりサポートしていきましょう。不明点があればいつでも相談してくださいね。
【回答】
(1)〜(7)のいずれも「電子取引」（法２五）に該当すると考えられますので、所定の方法により取引情報（請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報）に係るデータを保存しなければなりません（令和３年度の税制改正前はそのデータを出力した書面等により保存することも認められていましたが、令和３年度の税制改正後は、当該出力した書面等の保存措置が廃止され、当該出力した書面等は、保存書類（国税関係書類以外の書類）として取り扱わないこととされました。）。
データ保存に当たっては、以下の点に留意が必要です。
イ (1)及び(2)については一般的に受領者側におけるデータの訂正削除が可能と考えますので、受領したデータに規則第４条第１項第１号のタイムスタンプの付与が行われていない場合には、受領者側でタイムスタンプを付与すること又は同項第４号に定める事務処理規程に基づき、適切にデータを管理することが必要です。
また、対象となるデータは検索できる状態で保存することが必要ですので、当該データが添付された電子メールについて、当該メールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えません。
ロ (3)〜(5)については、取引情報（請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報）に係るデータについて、訂正削除の記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して授受及び保存をしていれば、電子取引の保存に係る要件を満たすと考えられます。
他方、例えば、クラウド上で一時的に保存されたデータをダウンロードして保存するようなシステムの場合には、イと同様の点に留意する必要があります。
ハ (6)及び(7)については、一般的に受領者側におけるデータの訂正削除が可能と考えますので、受領したデータに規則第４条第１項第１号のタイムスタンプの付与が行われていない場合には、受領者側でタイムスタンプを付与すること又は同項第４号に定める事務処理規程に基づき、適切にデータを管理することが必要です。
ニ (1)〜(7)のいずれの場合においても、データは各税法に定められた保存期間が満了するまで保存する必要があります。
ホ 取引慣行や社内のルール等により、データとは別に書面の請求書や領収書等を原本として受領している場合は、その原本（書面）を保存する必要があります。データと書面（紙）の両方を受領した場合の取扱いについては、【問16】も参照してください。
へ (4))のとおり、所得税（源泉徴収に係る所得税を除きます。）及び法人税の保存義務者が、その事業に関連するクレジットカードの利用明細データを受領した場合のように、個々の取引を集約した取引書類のデータを授受した場合には、クレジットカードの利用明細データ自体も電子取引の取引情報に該当することから、その電磁的記録の保存が必要です。
また、その利用明細データに含まれている個々の取引についても、請求書・領収書等データ（取引情報）を電磁的に授受している場合には、クレジットカードの利用明細データ等とは別途、その保存が必要となります。
ト 消費税の仕入税額控除の適用に当たっては、必要な事項が記載された帳簿及び請求書等（書面）の保存が必要であり、一定の事項が記載された帳簿のみの保存で仕入税額控除の適用を受けることができる対象は、法令に定められた一定の取引に限られます。したがって、「電子取引」を行った場合に仕入税額控除の適用を受けるためには、登録番号や消費税額など適格請求書等として必要な事項を満たすデータ（電子インボイス）の保存が必要となります。
また、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を出力した書面等については、保存書類（国税関係書類以外の書類）として取り扱わないこととされましたが、消費税法上、電子インボイスを整然とした形式及び明瞭な状態で出力された書面を保存した場合には、仕入税額控除の適用を受けることができます。
（注） 基準期間における課税売上高が１億円以下又は特定期間における課税売上高が５千万円以下の事業者については、令和５年10月１日から令和11年９月30日までの間に国内において行う課税仕入れについて、当該課税仕入れに係る支払対価の額（税込み）が１万円未満である場合には、一定の事項が記載された帳簿を保存することで仕入税額控除の適用を受けることができる経過措置が設けられています。