バックアップデータの保存は要件となっていますか。

お疲れ様です。今日は電子帳簿保存法について質問があるとのことでしたね。

なるほど、良い質問ですね。実は多くの事業者が誤解しているポイントでもあります。結論から言うと、バックアップデータの保存は電子帳簿保存法において法的要件ではありません。

電子帳簿保存法の条文を見ても、バックアップデータの保存については明記されていないんです。法的に求められているのは、適切な可視性・検索性を持った電磁的記録の保存ですから。

そこが重要なポイントです。法的要件ではないものの、**国税庁は「バックアップデータを保存することが望ましい」**と明確に示しています。

主に2つの理由があります。まず、電磁的記録は大量の記録が消滅する危険性があること。そして、経年劣化による記録状態の劣化が生じる可能性があることです。保存期間中の可視性を確保する観点から、バックアップが推奨されているんです。

例えば、先月相談のあった製造業のB社では、サーバーの故障で3年分の電子帳簿データが消失してしまいました。バックアップがなかったため、税務調査で大変な苦労をされました。

はい。必要に応じて電磁的記録の保存に関する責任者を定め、管理規則を作成し、これを備え付けるなど、管理・保管に万全を期すことが望ましいとされています。

通常は経理部長や情報システム担当者など、データ管理に詳しい人材を指定することが多いですね。例えば、C商事さんでは経理部長を責任者に指定して、以下のような管理規則を作成しました。

毎日の自動バックアップ実施、月次での外部媒体への保存、年次でのクラウドストレージへの保管、そして障害時の復旧手順の明文化などを規定しました。

規模によって様々ですね。個人事業主のD氏の場合、会計ソフトの自動バックアップ機能に加えて、月1回外付けHDDにデータをコピーする簡単な方法を採用しています。

従業員50名のE株式会社では、社内サーバーでの日次バックアップに加え、クラウドサービスを利用した遠隔地バックアップを実施しています。

法的義務違反にはなりませんが、実務上の問題が発生します。税務調査で帳簿の提示を求められた際、「データが消失しました」では通用しません。推定課税などの不利益処分を受ける可能性があります。

まず、「バックアップデータの保存は法的義務ではありませんが、事業リスク管理の観点から強く推奨されています」と伝えてください。

最低限、定期的なバックアップの実施、責任者の明確化、簡易的でも管理規則の作成をお勧めします。初期投資は必要ですが、データ消失による事業継続リスクや税務上の不利益を考えると、必要な投資と言えるでしょう。

年商5億円規模でしたね。クラウド会計ソフトの活用と、月次での外部媒体保存、そして年次でのクラウドストレージ保管の3段階体制がバランスが良いでしょう。

その通りです。電子帳簿保存法の趣旨を理解し、適切な管理体制を構築することが大切です。