電磁的記録の提出について、データの形式や並び順については決まりがありますか。また、 記憶媒体自体についても提示・提出する必要はありますか。

いい質問ですね。実は、データの形式や並び順については厳格な決まりはありません。ただし、税務職員が確認可能な状態で提出する必要があります。

通常出力可能なファイル形式で提供する必要があります。例えば、CSV形式やExcel形式などが一般的ですね。実際の事例では、会計ソフトから仕訳データをCSV形式で出力して提出するケースが多いです。

それは問題になります。例えば、PDF形式で大量の取引データを提出したり、特殊なファイル形式で提出した場合、「ダウンロードの求めに応じたことにはならない」とされる可能性があります。税務職員が効率的に調査できる形式で提出することが重要です。

はい、あります。税務職員が通常出力可能な範囲で出力形式を指定する場合があります。例えば、「売上データをCSV形式で、日付順に並べて提出してください」といった具体的な指示を受けることもあります。

これは重要なポイントです。記憶媒体自体の提示・提出までは求められません。ダウンロードの求めは、あくまで電磁的記録の提示・提出を求めるものです。

基本的にはそうです。ただし、税務調査の際には、税務職員が質問検査権に基づいてその記憶媒体の確認を行う場合もあります。つまり、調査官が事業所に来て、パソコンの画面を見せてもらうといったケースですね。

実例を挙げると、小売業のお客様の場合、POSシステムの売上データについて「ダウンロードの求め」がありました。この時は、CSV形式で月別・商品別に整理して提出しました。調査官は事業所でPOSシステムの画面も確認しましたが、システム自体の持ち出しは求められませんでした。

日頃から電磁的記録を適切に保存し、必要に応じてCSV形式などで出力できる体制を整えておくことが大切です。また、データの検索性を高めるため、適切なファイル名の付け方や整理方法を決めておくと良いでしょう。

クラウド会計ソフトでも同様です。多くのソフトでは仕訳データや残高試算表をCSV形式で出力できます。ただし、クラウド上のデータにアクセスできることを調査官に示すため、ログイン画面や操作方法を説明する準備も必要です。

電子帳簿保存法に基づいて電子保存している場合、「ダウンロードの求め」に応じることは法律上の義務です。事前に税務署長の承認を受けている場合も、調査時には適切な形式でデータを提出する必要があります。

DX推進により、今後ますます電磁的記録の提出要求が増えると予想されます。単にデータを保存するだけでなく、税務調査に対応できる形で整理・管理することが重要です。特に、検索性や可読性を重視したデータ管理が求められるでしょう。