どの時点における電磁的記録を保存する必要がありますか。

良い質問ですね。国税関係書類の電磁的記録保存では、作成中のファイルではなく、書類が作成された時点の電磁的記録を保存する必要があります。国税関係帳簿とは異なり、書類は作成と同時に保存が開始されるんです。

それは書類の種類によって異なります。大きく分けて2つのパターンがあります。まず、請求書や見積書など相手方に交付する書類の場合は、実際に相手方に交付した時点の電磁的記録を保存します。

例えば、A社に見積書を提出する場合を考えてみましょう。最初に100万円の見積書を作成して交付したとします。その後、仕様変更があって120万円に修正した見積書を再度交付したとしましょう。この場合、100万円の見積書と120万円の見積書、両方の電磁的記録を保存する必要があります。

決算関係書類など相手方に交付されない書類については、その書類の性質に応じて作成を了したと認められる時点の電磁的記録を保存します。例えば、貸借対照表なら決算が確定した時点、棚卸表なら棚卸作業が完了した時点ということになります。

はい。特に請求書の場合、書面で印刷して相手方に郵送したタイミングの電磁的記録を保存することが重要です。また、メールで送付する場合は、実際にメール送信した時点のデータを保存する必要があります。作成途中の下書きファイルではダメということを覚えておいてください。

その通りです。適切なタイミングでの電磁的記録保存は、税務調査時の証拠能力にも関わってきます。システム導入時には、この点を十分に検討して運用ルールを決めることが大切ですね。