国税関係書類を電磁的記録により保存する場合、その電磁的記録を出力した請求書等に手書により新たな情報を付加した上で相手方に交付した場合のその写しは、必ず書面により保存しなければなりませんか。

なるほど、よくある質問だね。結論から言うと、手書きで新たな情報を付加した場合は、必ず書面で保存する必要があるんだ。

それが落とし穴なんだよ。電子帳簿保存法第4条第2項では、電磁的記録で保存できる国税関係書類は自己が一貫して電子計算機を使用して作成するものと規定されているからね。

その通り。具体例で説明しよう。例えば、A 商事さんが会計ソフトで請求書を作成して、それを印刷した後に支払期日延長可能と手書きで追記したとする。この時点で、もう一貫して電子計算機で作成されたものではなくなるんだ。

正解！だから、このような書類の写しは書面で保存するしかない。ハードディスクやクラウドサービスに保存していた元の電子データとは別物として扱われるんだ。

いくつかの方法があります。まず、手書きで追記する前に電子データを完成させること。追記したい内容があるなら、最初から電子データに含めて作成するのがベストですね。

その場合は、手書き追記した書類は書面保存と割り切って、保存期間は7年間（法人の場合）しっかり管理することが大切です。また、手書き部分がある書類とない書類を明確に分けて管理することも重要なんです。

そうだね。電子帳簿保存法第2条第3号で定義される電磁的記録には、ハードディスク、コンパクトディスク、DVD、磁気テープ、クラウドサービス等が含まれるけれども、いずれも一貫して電子計算機を使用して作成という要件は同じです。

そうですね。電子帳簿保存法は便利な制度だけど、要件を満たさない場合の取り扱いも重要だから、こうした細かい実務ポイントを押さえておくことが大切だよ。