電磁的記録の記録事項を訂正し又は削除することができるシステムを使用している場合は、訂正削除の履歴の全てについて残すことができる必要がありますか。

実は「全て残す必要がある」というのは半分正解で半分不正解なんですよ。確かに原則的には履歴を残すのが望ましいんですが、例外もあるんです。

いやいや、抜け道じゃなくて、税務当局も実務の実態を考慮してくれているんです。入力ミスって、普通は気づいたらすぐに直しますよね？

まさにその通り！だから、入力した日から1週間以内の入力誤りについては、履歴を残さないシステムの使用が認められているんです。ただし、条件がありますよ。

まず、内部規程で「入力誤りの訂正期間」をあらかじめ定めておくこと。そして、その期間が入力日から1週間を超えないこと。この2つです。

その通り！ただし、3日と決めたら3日、5日と決めたら5日できちんと運用しないといけませんよ。規程だけ作って守らないのは論外です（笑）

主に2つのパターンがあります。まず「直接訂正型」。これは入力日から設定期間内なら、元の記録を直接書き換えられるシステムです。

そうです。もう一つは「反対仕訳型」。期間内は直接修正できるけど、期間を過ぎたら反対仕訳でしか修正できないシステムです。

まさにそれです！ただし、反対仕訳には「どの仕訳を修正したか」がわかる情報を付けておく必要があります。じゃないと、後で税務調査が来たときに説明できませんからね。

鋭い質問ですね！「優良な電子帳簿に係る電磁的記録」が対象になります。これは各税法で定められている国税関係帳簿の記載事項のことです。

例えば、固定資産台帳なら「供用開始日・除却日とその事由」「耐用年数」「事業使用割合」などですね。課税標準や税額計算に必要な情報は基本的に対象になると考えてください。

その通り！ただし、帳簿に記載されている限りは、たとえ「ちょっとしたメモ」でも対象になる可能性があります。油断は禁物ですよ（笑）

まず、内部規程をきちんと作って、全員が守ること。そして、1週間の特例はあくまで「入力誤り」が対象だということです。意図的な修正は別問題ですからね。

例えば、決算修正や会計方針の変更などです。これらは「入力誤り」じゃないので、履歴を残す必要があります。

履歴管理機能がしっかりしているか、期間設定が柔軟にできるか、そして操作が簡単か。特に操作が複雑だと、スタッフが使いこなせずに結局手間が増えることもありますからね。

そうそう。システムは使われてナンボです。電磁的記録の管理は、適切な仕組みづくりと継続的な運用が何より大切ですよ。

それがいいでしょう。何か疑問があったら、いつでも聞いてくださいね。税務は正確性が命ですから！