入力月ごとに電磁的記録が独立しており、入力月と入力された取引月日の関係から、通常の業務処理期間経過後に入力されたことを確認することができる場合

 

おはようございます。今日は電子帳簿保存法の規則第5条第5項第1号イ(2)について、よく聞かれる質問があるので一緒に整理してみましょう。

 

おはようございます！電子帳簿保存法って、本当に細かい規定がたくさんありますよね。今日はどんな内容でしょうか？

 

「入力日付をデータとしては持たない場合でも、月次決算を行って月次単位でデータを保存すれば、追加入力履歴の要件を満たせるか」という質問です。これ、実務でよく出てくるんですよ。

 

あー、確かに！うちのクライアントでも、「入力日付を記録する機能がないシステムを使っているけど大丈夫？」って聞かれることがありますね。

 

そうそう。でも安心してください。月次決算を行い、その月次単位でデータを保存することで追加入力の事実が確認できれば、規則第5条第5項第1号イ(2)の要件を満たすことになります。

 

そうなんですね！でも、どういう仕組みで追加入力の事実が確認できるんですか？

 

良い質問ですね。例えば、こんなケースを考えてみましょう。4月に行った取引を6月に入力したとします。入力日付は記録されていませんが、6月の月次決算ファイルに4月の取引データが含まれていれば、「あ、これは後から追加入力されたものだな」と分かりますよね。

 

なるほど！入力月と取引年月日の関係から、追加入力の事実が判明するということですね。まるで時系列の逆転を見つける探偵みたいです（笑）

 

その通り！探偵の視点、良いですね（笑）。具体的な要件を整理すると：

1. 優良な電子帳簿に係る電磁的記録を月次決算単位でファイルに保存すること
2. その保存された単位ごとに、ディスプレイの画面および書面に出力できること
3. 入力月と入力された取引年月日の関係から、画面および書面により追加入力の事実が確認できること

この3つの条件を満たせば大丈夫です。

 

実務的には、どんなシステムが該当するんでしょうか？

 

例えば、会計ソフトで月次決算を行い、「2024年6月度決算データ」のような形でファイル保存しているケースですね。そのファイルに2024年4月の取引が含まれていれば、6月に追加入力されたことが明らかになります。

 

分かりやすい！でも、なぜこの要件があるんでしょうか？

 

電子帳簿保存法は、通常の業務処理期間が経過した後に入力された取引を把握できるシステムの使用を求めているんです。なぜなら、後から都合よく取引を追加されては困るからです。

 

確かに！「あ、この経費忘れてた」と言って、決算間際に大量の経費を追加入力されたら、税務署も困りますものね。

 

そういうことです（笑）。でも、正当な理由での追加入力もありますから、「追加入力の事実が分かる」ことが重要なんです。完全に禁止するのではなく、透明性を確保するということですね。

 

なるほど！じゃあ、クライアントに説明するときは「月次決算をきちんと行って、月次単位でデータを保存していれば、入力日付機能がなくても大丈夫」と伝えれば良いんですね。

 

完璧です！ただし、月次決算を行うことと、その単位でファイル保存すること、画面や書面で確認できることの3点セットが必要だということも忘れずに。

 

承知しました！これで安心してクライアントに説明できます。電子帳簿保存法って、一見難しそうに見えても、実務に即した合理的な内容なんですね。

 

そうなんです。法律は複雑に見えますが、実務の現実をちゃんと考慮しているんですよ。月次決算による追加入力履歴の確保も、その一例ですね。

 

今日も勉強になりました！これで明日のクライアント訪問も自信を持って対応できます。

 

それは良かった！電子帳簿保存法は奥が深いので、また疑問があったら遠慮なく聞いてくださいね。

まとめ

• 入力日付をデータとして持たない場合でも、月次決算による月次単位でのデータ保存により追加入力履歴の要件を満たすことが可能
• 入力月と取引年月日の関係から追加入力の事実が確認できることが重要
• 実務に即した合理的な取扱いとして、多くの企業で活用可能な方法

優良な電子帳簿に係る電磁的記録を月次決算単位でファイルに保存し、その単位ごとにディスプレイの画面及び書面に出力することができ、入力月と入力された取引年月日の関係からその画面及び書面により追加入力の事実が確認できる場合には、規則第５条第４項第１号イ(2)に規定する要件を満たすこととなります。

規則第５条第４項第１号イ(2)では、電磁的記録の記録事項を通常の業務処理期間が経過した後に入力した場合に、その事実を確認することができるシステムを使用することとされていますが、質問のケースについては、入力月ごとに電磁的記録が独立しており、入力月と入力された取引月日の関係から、通常の業務処理期間経過後に入力されたことを確認することができるので、要件を満たすこととなります。

出所：国税庁