規則第５条第５項第１号イ(2)の「その業務の処理に係る通常の期間」とは

おはようございます、佐藤さん。今日は電子帳簿保存法の規則第５条第５項第１号イ(2)について質問があるって聞いたけど？

あはは、それは確かに分かりにくいよね。簡単に言うと、日次、週次、月次の業務処理サイクルのことなんだ。つまり、毎日、毎週、毎月のデータ入出力の期間のことだね。

その通り！だから各企業の事務処理規程に定められた業務処理サイクルが基準になるんだ。例えば、A社が毎日売上データを入力する会社なら「日次」、B社が週1回まとめて処理する会社なら「週次」って感じかな。

いい質問だね！実は最長2か月までが限度なんだ。外部委託やバッチ処理で時間がかかる場合もあるから、そこまでは「通常の期間」として認めてくれる。まあ、2か月って言われると「通常」って感じしないけどね（笑）

例えば、製造業で月末に材料費を集計して、翌月中旬に外部の会計事務所に委託してデータ入力する場合とか。あとは、システムの都合でバッチ処理を月1回しか行わない会社もあるからね。

帳簿の元となるデータの入出力を含む業務全般だね。売上データの入力から始まって、集計、チェック、最終的な帳簿への反映まで、一連の流れ全体を指しているんだ。

そういうこと！例えば、営業部門が売上実績をまとめて（事務処理終了）、それを経理部門がシステムに入力する（データ入出力）まで、この全体の業務サイクルが「通常の期間」の対象になるわけ。

よく覚えてたね！規則第２条第６項第１号ロと第２号ロの期間と共通の考え方なんだ。要するに、電子帳簿保存法全体で一貫した期間の考え方を採用しているってことだね。

まず、「通常の期間」は会社の実態に合わせて柔軟に考えることを伝えよう。毎日処理する会社もあれば、週1回や月1回の会社もある。大切なのは、自社の業務フローに合った処理サイクルを事務処理規程に明記することだね。

もちろん！でも「2か月まで大丈夫だからゆっくりやろう」じゃなくて、「やむを得ない事情がある場合の上限」として説明してね。税務署も「なるべく早く」を期待しているから（笑）

よくあるのは、「1か月以内なら何でもOK」と思い込んでしまうこと。実際は会社の業務処理サイクルが基準だから、毎日処理している会社が急に月1回にするのはNGなんだ。あと、事務処理規程に書いてない処理サイクルを勝手に「通常」って言い張るのも危険だね。

どういたしまして。電子帳簿保存法は細かいルールが多いけど、基本的な考え方を理解すれば怖くないよ。また分からないことがあったら遠慮なく聞いてね！