「自動的に出力される」方法は、具体的にどのような方法?

いい質問ですね。実は通達では3つの方法が認められているんです。まず基本的な仕組みを説明すると、COMを作成する際に別途「検索用の電磁的記録」を作るんです。これは帳簿書類ごとに検索条件とフィルム番号、コマ位置を関連付けて記録したものです。

例えば、請求書なら「取引先名」「取引日」「金額」といった検索項目と、その請求書が記録されている「フィルム番号123」「コマ位置456」が紐づけられたデータベースのようなものです。これをパソコンとマイクロフィルムリーダプリンタを組み合わせて使うんです。

まず「半自動検索」です。パソコンで検索すると、該当する帳簿書類の記録項目、フィルム番号、コマ位置がディスプレイに表示されます。そのフィルム番号を確認して、該当するCOMを手動でマイクロフィルムリーダプリンタに装填します。

はい。でも装填後は、パソコンで得られたコマ位置情報をキーボードから入力すれば、該当するコマの内容がリーダプリンタの画面と書面に自動的に出力されるんです。この「コマ位置の自動移動と出力」が重要なポイントです。

次が「自動検索」です。半自動検索と違うのは、フィルム番号とコマ位置の両方の情報が、パソコンからマイクロフィルムリーダプリンタに自動的に転送される点です。

装填は依然として手動です。でも転送された情報に基づいて、該当コマの内容が自動的に出力されます。半自動検索よりも手間が省けますね。

そして最も高度な「全自動検索」では、情報の転送だけでなく、該当するCOMの装填まで自動化されています。

そうです。検索から装填、コマの位置合わせ、出力まですべて自動で行われます。ただし、設備投資は相当な金額になりますけどね。

鋭い質問ですね。実は重要な注意点があります。たとえパソコンでCOMを特定する情報を探し出せても、該当COMのコマ位置合わせが手動の場合は要件を満たさないとされているんです。

例えば、検索でフィルム番号とコマ位置は分かったけれど、マイクロフィルムリーダプリンタでコマを探すのに手動でくるくる回して探すような場合です。これでは「自動的な出力」とは言えませんからね。

その通りです。電子帳簿保存法の要件は、単に「検索できればよい」ではなく、「効率的かつ確実に検索・出力できる」ことを求めているんです。COM導入を検討する際は、この点をしっかり確認することが大切ですね。