所得税及び法人税に係る一定の書類について、４年目から撮影タイプのマイクロフィルムによる保存は、具体的にどのような書類が対象となりますか。また、その場合の検索機能は、どの程度の機能が必要となりますか。

昨日クライアントから「4年目からマイクロフィルムで書類保存できるって聞いたんだけど、どんな書類が対象なの？」って質問されたんですよね。

そうなんです。まず大前提として、平成10年国税庁告示第1号と第2号で定められた特定の書類だけが対象なんです。具体的にはどんな書類でしたっけ？

なるほど。例えば、当事務所のクライアントの保険代理店さんなら、お客様の生命保険契約申込書が該当しますね。毎月何百枚も発生するから、4年目以降はマイクロフィルムで保存できれば、かなりの省スペース化になります。

商品受取書といえば、うちのクライアントの卸売業者さんが毎日大量に作成してますね。仕入先から商品が届くたびに検収書を作って、それが4年目以降はマイクロフィルム保存できるということですね。

見積書なんて、建設会社のクライアントさんは1日に何十枚も作成しますからね。最後はなんでしたっけ？

なるほど。ただし、これらの書類をマイクロフィルムで保存する場合、検索機能についても要件がありましたよね？

つまり、例えば「2023年4月15日の見積書」や「2024年3月の口座振替依頼書」といった形で検索できるシステムが必要ということですね。

これは実務上重要なポイントですね。マイクロフィルム保存を検討しているクライアントには、システム導入コストと保管コストのバランスを検討してアドバイスする必要がありますね。

そうですね。ただし、対象書類が限定的なので、すべての書類がマイクロフィルム保存できるわけではないことも、きちんと説明する必要がありますね。