電磁的記録等による保存等を取りやめることとした場合、その取りやめることとした日において保存等している電磁的記録等は、そのまま電磁的記録等により保存等することとしてもよいのでしょうか。

おはようございます。今日は電磁的記録保存について質問があるとお聞きしました。

なるほど、よくある質問ですね。電磁的記録等による保存を取りやめた場合の既存データの取り扱いは、実は少し複雑なんです。まず、どのような電子帳簿保存をされているクライアントでしょうか？

そうですね。その場合、取りやめることとした日に保存していた電磁的記録が、引き続き保存要件を満たしているかがポイントになります。

電子帳簿保存法施行規則第2条第2項の要件ですね。例えば、検索機能が確保されているか、データの真実性や可視性が保たれているかなどです。もしこれらの要件を満たせなくなるなら、全て紙に出力して保存しなければなりません。

例えば、会計ソフトの契約を解除してしまい、データにアクセスできなくなる場合や、検索機能が使えなくなる場合などです。システムを変更する際によく起こりますね。

優良な電子帳簿の場合は少し違います。過少申告加算税の軽減措置の適用を取りやめる届出を出しても、既存の電磁的記録は規則第2条第2項の基本要件を満たしていれば、引き続き電子データとして保存できるんです。

その通りです。ただし、基本要件も満たせない場合は紙に出力する必要があります。実際のケースでは、A社が会計システムを変更する際、旧システムのデータが新システムで検索できなくなったため、5年分のデータを全て紙で出力することになりました。

システム変更や電子帳簿保存の取りやめを検討する際は、まず現在の保存要件の充足状況を確認することが重要です。そして、要件を満たせなくなる部分については、事前に紙出力の準備をしておくことをお勧めします。

取りやめることとした日以後の新たな記録については、原則として書面で保存する必要があります。電子と紙が混在する期間が生じることもありますが、それぞれの保存期間をしっかり管理することが大切ですね。

そうですね。電磁的記録保存の取りやめは簡単ではありませんが、適切な対応をすれば問題ありません。不明な点があれば、いつでも相談してくださいね。