仕訳帳や総勘定元帳のほか、売上や経費に関する帳簿、固定資産に関する帳簿などの青色申告関係帳簿については優良な電子帳簿としての機能を備えた状態で備付け及び保存を行っています。一方で、日々の在庫管理や棚卸表作成時に参照する目的で商品の有高を記録している「商品有高帳」については、表計算ソフトで作成しているため優良な電子帳簿の要件を満たしていません。この場合、優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置の適用を受けることは認められませんか。また、税法で定められた記載事項の全てを、優良な電子帳簿としての機能を備えた会計ソフトを用いて青色申告関係帳簿に記録・保存していますが、業務上の必要性等から、一部の記載事項については手書きのノートや簿冊、表計算ソフト等においても補助的・重複的に記録しています。この場合、これらのノート等も帳簿として取り扱われることとなり、これらのノート等が優良な電子帳簿としての要件を備えていないことを理由として、過少申告加算税の軽減措置の適用を受けることは認められないでしょうか。

今日は電子帳簿保存法の優良な電子帳簿に関する質問が来ているので、一緒に整理しましょう。

まず1つ目の質問です。「仕訳帳や総勘定元帳は優良な電子帳簿として保存しているけれど、商品有高帳は表計算ソフトで作成しているため要件を満たしていない。この場合、過少申告加算税の軽減措置は受けられないのか？」という内容です。

実は、これは問題ありません。商品有高帳は、優良な電子帳簿に係る過少申告加算税軽減措置の対象となる「青色申告関係帳簿等」には一般的に含まれないんです。

所得税法や法人税法で定められた帳簿の記載事項に、商品の有高は含まれていないからです。ただし、注意点があります。

もし商品有高帳に、他の帳簿の記載事項に該当する取引を記載・管理している場合は話が変わります。例えば、商品の売買取引の詳細を商品有高帳で管理している場合などです。

例えば、A商事さんの場合を考えてみましょう。商品有高帳には単純に「○○商品　在庫数量100個」という記録だけなら問題ありません。しかし、「○○商品　4月1日　B社から仕入50個　単価1,000円」といった仕入取引の詳細も記録している場合は、その部分は青色申告関係帳簿の記載事項になる可能性があります。

「会計ソフトで優良な電子帳簿として保存しているが、業務上の必要から手書きのノートや表計算ソフトにも補助的に記録している。これらが優良電子帳簿の要件を満たしていないと軽減措置は受けられないのか？」という質問です。

この場合も問題ありません。税法で定められた記載事項の全てを優良な電子帳簿として会計ソフトで保存している限り、補助的な記録が要件を満たしていなくても軽減措置は受けられます。

補助的に作成されているノート等は、青色申告関係帳簿等と同内容を記載した「補助資料」に過ぎないと考えられるからです。

例えば、C建設さんの場合。会計ソフトで仕訳を入力し、優良電子帳簿として保存しています。しかし、現場監督が工事の進捗管理のために手書きのノートに「4月1日　材料費30万円支払い」と記録している。この手書きノートは補助資料なので、優良電子帳簿の要件を満たさなくても問題ないということです。

はい、重要な注意点があります。もし補助的に作成しているノート等を基にして、課税期間終了後に青色申告関係帳簿等を作成した場合は、軽減措置は受けられません。

課税期間の初日から青色申告関係帳簿等を優良な電子帳簿の要件を満たして備え付けしていることが条件だからです。例えば、年度中は手書きで記録しておいて、年度末にまとめて会計ソフトに入力するような運用では軽減措置は受けられません。

その通りです。D商店さんの例で言えば、日々の売上を手書きメモで記録し、月末にまとめて会計ソフトに入力していたとします。この場合、最終的には優良電子帳簿として保存されていても、課税期間の初日からの要件を満たしていないため、軽減措置は適用されません。

税理士：3つのポイントを覚えておいてください。

1. 対象帳簿の確認：商品有高帳のように、税法で定められた記載事項に含まれない帳簿は軽減措置の対象外なので、優良電子帳簿の要件を満たさなくても問題ない
2. 補助資料の扱い：会計ソフトで適切に優良電子帳簿として保存していれば、補助的な手書きメモや表計算ソフトでの記録は軽減措置に影響しない
3. リアルタイム入力の重要性：課税期間中に適時に優良電子帳簿として記録することが必要で、後からまとめて入力するだけでは要件を満たさない

そうですね。特に過少申告加算税の軽減措置は、適正な電子帳簿保存を促進する重要な制度です。顧客の実務に合わせて、適切なアドバイスをしていきましょう。