公益社団法人日本文書情報マネジメント協会により認証されたソフトウェア等とはどのようなものでしょうか。

いい質問ですね。まず、JIIMAは「公益社団法人日本文書情報マネジメント協会」の略称で、電子帳簿保存法に関する認証制度を運営している団体です。JIIMA認証を受けたソフトウェアは、電子帳簿保存法の優良な電子帳簿の機能要件を満たしていることが保証されているんです。

令和3年度の税制改正前の電子帳簿保存法の保存時要件に相当するレベルの機能を備えているということです。電子帳簿保存法では4つの保存区分がありますよね。電子帳簿、スキャナ保存、電子書類、電子取引の各分野で、それぞれ必要な機能を満たしているかが認証の基準になっています。

確認方法は3つあります。まず一番簡単なのは、ソフトウェアのパッケージや取扱説明書にJIIMA認証のロゴマークが印字されているかを見ることです。例えば、弥生会計やfreee会計などの有名なソフトでも、認証を受けている製品にはロゴが表示されています。

はい。JIIMAのホームページで「認証製品一覧」を確認する方法があります。また、国税庁のホームページからもJIIMA認証情報リストへのリンクがあるので、そこからも確認できます。クライアントに案内する時は、この公式な確認方法を教えてあげると安心してもらえますね。

主に2つの目的があります。一つは申請者の予見可能性の向上、つまり事業者が「このソフトウェアを使えば電子帳簿保存法の要件を満たせる」という安心感を持てること。もう一つは優良な電子帳簿の普及拡大です。認証制度があることで、事業者がデジタル化に取り組みやすくなるんです。

JIIMA認証を受けたソフトウェアを使っていれば、電子帳簿保存法の要件は全て満たされるということでしょうか？

それは重要な注意点ですね。JIIMA認証はあくまでソフトウェアの機能面での認証です。優良な電子帳簿の要件には、システム関係書類の備付けなど、ソフトウェア機能以外の要件も含まれています。例えば、事務処理規程の作成や、システムの操作説明書の整備なども必要です。

その通りです。ソフトウェアの導入は第一歩ですが、運用面での要件もしっかりと満たす必要があります。クライアントには「認証ソフトウェアの導入＋適切な運用体制の構築」が必要だということを必ず説明してください。

例えば、A社が経理ソフトを新しく導入する場合を考えてみましょう。JIIMA認証を受けた会計ソフトを選んだとしても、それだけでは不完全です。システムの操作マニュアルを整備し、データの入力から保存、検索に至るまでの事務処理規程を作成し、定期的なバックアップ体制も構築する必要があります。

まさにその通りです。認証ソフトウェアは信頼性の高い基盤を提供してくれますが、最終的には事業者側の適切な運用が電子帳簿保存法の完全な対応につながります。クライアントにはこの両方の重要性を伝えていきましょう。