武本税理士事務所・武本行政書士事務所
問6 電子取引には、電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む。）が該当するとのことですが、全ての電子メールを保存しなければなりませんか。
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先生、電子帳簿保存法の電子取引について質問があるのですが、取引先とやり取りする電子メールって、全部保存しなきゃいけないんでしょうか?毎日たくさん届くので、全部保存するのは大変で...
いえいえ、全ての電子メールを保存する必要はありませんよ。保存が必要なのは、「取引情報」が含まれている電子メールだけです。
取引情報が含まれている電子メール、ですか?具体的にはどういうものでしょうか。
取引情報というのは、注文書や契約書、領収書、見積書などに通常記載される内容のことです。つまり、取引年月日、取引先の名前、金額、取引内容といった情報ですね。
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なるほど。じゃあ、例えば「お世話になっております。先日はありがとうございました」みたいな挨拶だけのメールは保存しなくていいんですね?
その通りです。単なる挨拶や日程調整、一般的な連絡事項だけのメールは保存対象外です。
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でも、添付ファイルで請求書が送られてくることもありますよね。その場合はどうすればいいんでしょうか。
良い質問ですね。添付ファイルに請求書や領収書などの取引情報が含まれている場合は、その添付ファイルだけを保存すれば大丈夫です。メール本文に取引情報がなければ、本文まで保存する必要はありません。
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じゃあ、例えば「請求書を添付いたします。ご確認ください」というメールに請求書PDFが添付されている場合は、PDFだけ保存すればいいということですか?
まさにその通りです。効率的に管理できますよね。
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逆に、メール本文に取引情報が書かれている場合はどうなりますか?
メール本文自体に「8月15日分、金額50,000円、振込先○○銀行」というような具体的な取引内容が記載されている場合は、そのメール自体を保存する必要があります。
なるほど!つまり、取引情報がどこにあるかで判断すればいいんですね。本文にあれば本文を、添付ファイルにあればファイルを保存する、と。
正解です。要は、税務調査で取引の証拠として確認できる状態にしておけばいいわけです。全てのメールを保存する必要はないので、安心してくださいね。
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すっきりしました!これで効率的に整理できそうです。ありがとうございます!
【回答】
この取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、領収書等に通常記載される事項をいう（法２五）ことから、電子メールにおいて授受される情報の全てが取引情報に該当するものではありません。
したがって、そのような取引情報の含まれていない電子メールを保存する必要はありません。
具体的には、電子メール本文に取引情報が記載されている場合は当該電子メールを保存する必要がありますが、電子メールの添付ファイルにより授受された取引情報（領収書等）については当該添付ファイルのみを保存しておけばよいことになります。
出所：国税庁