当社は、取引先からクラウドサービスを利用して請求書等を受領しておりますが、ラウドサービスを利用して受領した場合には、電子取引に該当しますか。

はい、該当します。クラウドサービス経由で請求書を受け取る場合も、立派な電子取引ですよ。

いい質問ですね。電子帳簿保存法では「取引情報を電磁的方式で授受する取引」を電子取引と定義しています。クラウド上に請求書データをアップロードして、お互いがそれを共有できる状態にすることも「授受」に該当するんです。

例えば、請求書発行サービスや経費精算システム、電子契約サービスなどですね。取引先がクラウド上にデータをアップして、こちらがログインして確認・ダウンロードできるタイプのサービスは全て該当します。

その通りです。まず大前提として、紙に印刷して保存するだけではダメです。電子データのまま保存する必要があります。

令和4年1月以降は原則として認められていません。電子取引のデータは電子データとして、真実性と可視性を確保した状態で保存しなければなりません。

実は、クラウドサービスを使っている場合は比較的簡単です。そのサービス自体が訂正削除の履歴を残すシステムになっていたり、そもそも訂正削除できない仕様になっていれば、それだけで真実性の要件を満たすんですよ。

その場合は注意が必要です。タイムスタンプを付与するか、「事務処理規程」を作成して備え付ける必要があります。ダウンロードした時点で、クラウドの改ざん防止機能から切り離されてしまいますからね。

いいえ、内容が同一であれば、どちらか一方を保存すれば大丈夫です。二重で保存する必要はありません。

それは重要なポイントです。税法上の保存期間、原則7年間が満了するまではデータを保存し続ける必要があります。サービス利用を停止する前に、必ずデータをダウンロードして自社で適切に保存し直してください。

その通りです。クラウドサービスは便利ですが、電子取引の保存要件はしっかり押さえておく必要があります。特に真実性の確保と保存期間中のデータ維持、この2点は必ず意識してくださいね。