電子取引で受け取った取引情報について、同じ内容のものを書面でも受領した場合、書面を正本として取り扱うことを取り決めているときでも、電子データも保存する必要がありますか。

いい質問ですね。実は、電子データと書面の内容が完全に同一で、かつ書面を「正本」として扱うことを社内で明確に決めている場合には、書面のみの保存で問題ありません。電子データは削除しても大丈夫です。

基本的にはその通りなんです。ただ、これは例外的な取り扱いなんです。取引においては通常、請求書などは一つが原則で、正本と副本がある場合には正本を保存すれば足りるという考え方が根底にあります。

例えば、A社から毎月20日頃にメールで請求書PDFが届いて、25日頃に同じ内容の紙の請求書が郵送されてくるとします。この場合、社内規程で「郵送される書面を正本とする」と定めていれば、メールのPDFは削除しても構いません。

その通りです。ただし、ここからが重要なポイントなんですが、「内容が完全に同一」という条件があります。もし電子データの方に追加情報が含まれている場合は、両方とも保存する必要があります。

よくあるのは、PDFの請求書自体は紙と同じでも、メール本文に「今月は○○の値引きを適用しています」とか「納期は△△です」といった補足説明が書かれているケースです。

そうなんです。この場合、メール本文の情報も取引情報の一部とみなされますので、書面だけでは不十分になります。電子データも保存しなければなりません。

まさにその通りです。よく理解できていますね。他にも、書面の方に手書きのメモや追記があったり、逆に電子データの方に検索用のタグが付いていたりする場合も注意が必要です。

まず、取引先ごとに「電子と書面のどちらを正本とするか」を整理して、社内規程やマニュアルに明記することをお勧めします。そして、電子データに独自の情報が含まれていないか、定期的にチェックする体制を作っておくといいですね。

そうしてください。あと、迷ったら両方保存しておくのが安全策です。電子データの保存はそれほど手間がかかりませんからね。