武本税理士事務所・武本行政書士事務所
問17 電子取引データは、どれくらいの期間保存する必要がありますか。
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電子取引データの保存期間って、何年保存すればいいんですか？最近、電子帳簿保存法の対応を進めていて、ふと気になってしまって。
良い質問ですね。電子取引データの保存期間は、電子帳簿保存法が所得税法や法人税法などの特例を定めているため、それぞれの法律で定められた期間に従う必要があります。法人か個人かによっても異なりますよ。
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法人の場合はどうなりますか？
法人は青色・白色問わず、原則7年間の保存が必要です。ただし、青色申告で欠損金が生じた事業年度などは10年間に延長されます。起算日はその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日からですね。
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たとえば3月決算の会社だと、5月末が提出期限なので、6月1日から7年間カウントする、ということですか？
そのとおりです。理解が早いですね。では個人事業主の場合も確認しておきましょうか。青色申告者は、帳簿や領収書などは7年間（ただし前々年の所得が300万円以下なら5年）、請求書や契約書などその他の書類は5年間です。
白色申告者は違うんですか？
白色申告者は、法定帳簿、つまり収入や経費を記載した帳簿が7年間、請求書や領収書などその他の書類は5年間です。個人の場合の起算日は、帳簿は閉鎖した年の翌年3月15日の翌日、書類は作成・受領した年の翌年3月15日の翌日からになります。
インボイス制度を導入している事業者は何か変わりますか？
はい、注意が必要です。消費税の課税事業者がインボイス（適格請求書）の写しや電磁的記録を保存する場合、先ほどの期間に関わらず一律7年間の保存が義務づけられています。免税事業者のうちでも、副業などの雑所得がある方で前々年の収入が300万円を超える場合は、現金預金取引等関係書類を5年間保存する必要があります。
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保存していればそれでOKですか？バックアップとかはどうなんでしょう。
バックアップ自体は法令上の義務ではありません。ただ、電子データはサーバーの故障や経年劣化で消えてしまうリスクがあります。保存期間を通じてデータを適切に管理するために、管理規則を設けてバックアップを取ることが強く推奨されています。せっかく保存していたのに、いざ税務調査のときにデータが消えていた、というケースは実際にあるんですよ。
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こわいですね…。きちんと管理体制を整えておくことが大事なんですね。よくわかりました、ありがとうございます！
【回答】
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の保存方法等について所得税法、法人税法その他の国税に関する法律の特例を定めるものであることから、電子取引データについてもそれぞれの法律で定められた期間保存する必要があります。
具体的には、次の表のとおりです。
なお、バックアップデータの保存については、法令上の要件とはなっていませんが、保存期間を通じて適切に保存がなされるためには、バックアップデータを保存することが望まれます。
(参考)国税関係帳簿書類の保存期間
○個人事業者の場合
【青色申告者】
| 保存が必要なもの | 保存期間 | ||
|---|---|---|---|
| 帳簿 | 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など | ７年 | |
| 書類 | 決算関係書類 | 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など | ７年 |
| 現金預金取引等関係書類 | 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など | ７年※ | |
| その他の書類 | 取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など） | ５年 | |
※ 前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方は、５年間の保存が必要です。
【白色申告者】
| 保存が必要なもの | 保存期間 | |
|---|---|---|
| 帳簿 | 収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿） | ７年 |
| 業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿） | ５年 | |
| 書類 | 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 | ５年 |
| 業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 | ||
【共通】
- 保存期間は、帳簿についてはその閉鎖の日の属する年の翌年３月 15 日の翌日から７年間（又は５年間）、書類についてはその作成又は受領の日の属する年の翌年３月 15 日の翌日から７年間（又は５年間）となります。
- 消費税の課税事業者が仕入税額控除の要件として保存すべき請求書等及び適格請求書発行事業者（インボイス発行事業者）として交付した適格請求書の写しや提供した電磁的記録については、上記にかかわらず７年間保存する必要があります。
- 雑所得を生ずべき業務を行う方で、前々年分のその業務に係る収入金額が300万円を超える方は、現金預金取引等関係書類を５年間保存する必要があります。
○法人の場合【青色申告者及び白色申告者】
| 保存が必要なもの | 保存期間 | |
|---|---|---|
| 帳簿 | 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など | ７年 |
| 書類 | 棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書など | ７年 |
- 青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間（平成30年４月１日前に開始した事業年度は9年間）となります。
- その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日を起算日とします。
出所：国税庁