電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合には、どのような要件を満たさなければならないのでしょうか。

税務署の調査にも対応できるよう、電子データを正しく保存するためには、大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。

データが改ざんされていないことを証明する措置のことです。たとえば、取引先からタイムスタンプ付きのPDFで請求書を受け取った場合はそのまま保存でOKです。タイムスタンプなしで受け取った場合は、自社で速やかにタイムスタンプを付与するか、履歴が残るクラウドシステムを使って保存する方法があります。システム整備が難しい場合は「不当な訂正・削除を禁じる事務処理規程」を策定・運用・備え付けるだけでも要件を満たせます。

税務職員がデータをすぐに確認できる状態にしておくことです。具体的には、パソコンとプリンターを保存場所に備え、データを素早く出力できるようにします。また、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できるよう管理することも必要です。

緩和措置があります。税務職員のダウンロード要求に応じられる環境があれば、範囲指定や複数項目の組み合わせ検索は不要になります。さらに、2年前の売上高が5,000万円以下の事業者であれば、検索機能そのものが免除されます。

「相当の理由」があると税務署長が認めた場合、猶予措置が使えます。調査時にデータの提示・提出と、整然と出力した書面の提示に対応できれば、タイムスタンプや検索機能の要件を満たさなくても保存が認められます。

各税法で定められた期間、原則7年間の保存が必要です。要件を満たした状態でその期間しっかり保存し続けることが大切ですよ。