配偶者と２人で事業を営んでいる個人事業主です。取引の相手方から電子メールにＰＤＦの請求書が添付されて送付されてきました。一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、特別な請求書等保存ソフトは使用していません。どのように保存しておけばよいですか。

電子帳簿保存法の話ですね。配偶者の方と2人で事業をされている場合でも、特別なソフトがなくても大丈夫ですよ。ポイントは「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つです。

はい。まず「真実性の確保」というのは、受け取ったPDFを改ざんしていないことを証明する仕組みのことです。専用ソフトがない場合、最も現実的な方法は「不当な訂正・削除の防止に関する事務処理規程」を作成することです。国税庁のホームページにサンプルが掲載されていますので、それをベースに自社用に作成して備え付けてください。これだけでタイムスタンプなどの特別なシステムがなくても要件を満たせます。

そうです。次に「可視性の確保」ですが、保存したPDFを「取引年月日」「取引先」「取引金額」で検索できるようにしておく必要があります。おすすめはファイル名で管理する方法です。たとえば「20240131_�渇熄､店_110000」のように「日付_取引先_金額」という形式でファイル名を統一して保存するんです。

Excelなどで索引簿を作る方法もあります。日付・取引先・金額をまとめた一覧表を作って、PDFファイルには連番を振って管理する方法ですね。どちらでも構いません。

良い点に気づきましたね。2年前の売上が5,000万円以下の場合、税務調査の際にデータのダウンロードに応じられるのであれば、ファイル名の設定や索引簿の作成は不要になります。多くの小規模な個人事業主の方はこの条件に当てはまることが多いと思います。

改ざん防止の規程の作成と、パソコンやプリンタを手元に備えておくことは必要です。データをすぐに画面で確認したり、印刷できる環境を整えておいてください。

個人事業主の場合は、原則として5年間または7年間です。請求書の種類によって異なりますので、確認しておくことをおすすめします。

その通りです。難しく考えすぎず、まずはファイル名の命名ルールを決めて、規程を備え付けることから始めてみてください。配偶者の方と2人で運用ルールを共有しておくことも大切ですよ。