武本税理士事務所・武本行政書士事務所
問22 税務当局から電子データの書面への出力を求められた場合には、画面印刷(いわゆるハードコピー)による方法も認められますか。
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税務調査のとき、電子データを書面で出すよう求められたら、画面をそのまま印刷したハードコピーでも大丈夫なんでしょうか？
出力方法としては認められますよ。「整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できる」状態であれば、ハードコピーでも問題ありません。たとえば、請求書データをディスプレイに表示してそのまま印刷したものでも、内容がきちんと確認できる状態であれば対応できます。
では、印刷した書面だけ保存しておけばいいんでしょうか？
それは誤解しやすいポイントですね。ハードコピーで出力できることと、書面だけを保存することはまったく別の話です。現在の制度では、電子データそのものを保存しておくことが基本的な義務ですので、印刷物だけ残して元のデータを削除することは認められません。
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令和6年以降に何か変わった点はありますか？
令和6年1月1日以後は、システム整備が間に合わないなどの「相当の理由」があると税務署長が認めた場合に限り、猶予措置として電子データと整然・明瞭な出力書面の両方を提示・提出できれば保存要件を満たしているとみなされます。ただしこの場合も、電子データの保存は必須です。
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以前はもっと緩やかだったと聞いたことがあります。
令和4年から令和5年末までの取引については宥恕措置があり、やむを得ない事情があれば書面のみの保存も事実上認められていました。ただし、現在はその措置は終了しています。「昔はよかった」という感覚でいると対応が遅れてしまうので、お客様への周知も大切ですね。
【回答】
規則第２条第２項第２号において、電子データの画面及び書面への出力は「整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができる」ことと規定されており、この場合の「整然とした形式」とは、書面により作成される場合の帳簿書類に準じた規則性を有する形式をいいます(取扱通達４−８)。
そのため、整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できれば、画面印刷（いわゆるハードコピー）であっても認められます。
なお、この取扱いは、画面及び書面に出力することができるようにしておくことを意味するものであり、原則として、電子取引に係る電子データを出力した書面等を保存することを認めるものではありませんので注意してください。
ただし、令和６年１月１日以後に行う電子取引の取引情報については、授受した電子データを要件に従って保存をすることができなかったことについて、納税地等の所轄税務署長が相当の理由があると認め、かつ、保存義務者が税務調査等の際に、税務職員からの求めに応じ、その電子データ並びにその電子データを整然とした形式及び明瞭な状態で出力した書面の提示又は提出をすることができるようにしている場合には、その保存時に満たすべき要件にかかわらず電子データの保存が可能ですが、その電子データの保存に代えてその電子データを出力することにより作成した書面による保存をすることは認められませんのでご注意ください（【問83】参照）。
【解説】
税務調査の際の電子データの画面及び書面への出力に当たっては、書面により作成される場合の帳簿書類に準じた規則性を有する形式になっている必要がありますが、その形式については定めがないため、画面印刷（いわゆるハードコピー）であっても要件を満たせば認められます。
（注） 令和４年１月１日から令和５年12月31日までの間に行った電子取引については、授受した電子データについて要件に従って保存をすることができないことについて、納税地等の所轄税務署長がやむを得ない事情があると認め、かつ、保存義務者が税務調査等の際に、税務職員からの求めに応じ、その電子データを整然とした形式及び明瞭な状態で出力 した 書面の提示又は提出をすることができる場合には、その保存時に満たすべき要件にかかわらず電子データの保存が可能となり、また、その電子データの保存に代えてその電子データを出力することにより作成した書面による保存をすることも認められます（【問80】参照）。
出所：国税庁