電磁的記録を外部記憶媒体へ保存する場合の要件はどういうものがありますか。

媒体の種類に関わらず、通常の電子取引データ保存と同じ要件を満たせばよく、外部記憶媒体だからといって特別に上乗せされる要件はありませんよ。USBメモリでもDVDでも磁気テープでも、保存義務者が任意に選択できます。

大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つです。真実性とは改ざん防止のことで、タイムスタンプを付す、訂正・削除の履歴が残るシステムを使う、あるいは事務処理規程を策定・運用するといった措置のいずれかが必要です。

保存場所にパソコンやディスプレイ、プリンタを備え付けてデータをすぐ出力できる状態にしておくことと、取引年月日・取引金額・取引先で検索できる機能を確保しておくことです。たとえばUSBに保存したからといって、中身をすぐ確認できない状態では要件を満たしません。

サーバ等に保存していたデータと外部記憶媒体のデータが同一でなければならない点は大前提です。また、データの消滅や劣化リスクに備えて、保存責任者を定めたり管理規則を整備したりすることが推奨されています。バックアップ保存は法令上の義務ではありませんが、保存期間の7年間を通じてデータを守るために、クラウドへの二重保存などを実務上お勧めしています。