武本税理士事務所・武本行政書士事務所
問2 どのような書類がスキャナ保存の対象となりますか。
おはようございます。今日はスキャナ保存について勉強しましょう。まず、どのような書類がスキャナ保存の対象になるか分かりますか？
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えーっと、請求書や領収書でしょうか？
その通りです！基本的には国税関係書類がスキャナ保存の対象になります。具体的に説明しますね。
スキャナ保存対象となる書類
スキャナ保存できるのは大きく2つのパターンがあります。
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どのような分類ですか？
1つ目は取引先から受け取った書類、2つ目は自分で作成した書類の写しです。それぞれ詳しく見てみましょう。
取引先から受け取った書類の例
具体的にはどのような書類ですか？
例えば、こんな書類です：
- 仕入先からもらった請求書
- 交通費の領収書
- 文房具を買った時のレシート
- 取引先との契約書
- 工事の検収書
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なるほど。でも契約書や検収書も対象なんですね。
そうなんです。資金や物の流れに直結する書類（請求書、領収書など）だけでなく、直結しない書類（見積書、注文書、検収書など）も含まれるんです。
自分で作成した書類の写しの例
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自分で作成した書類というのは？
例えば：
- お客様に発行した請求書の控え
- 見積書の写し
- 契約書の写し
- 注文書の写し
これらの書面で作成したものをスキャンして保存することができます。
スキャナ保存の対象外となる書類
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逆に、スキャナ保存できない書類もありますよね？
はい、重要なポイントです。主に2つのカテゴリーが対象外になります。
国税関係帳簿は対象外
まず、国税関係帳簿は一切スキャナ保存できません。
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具体的には何が該当しますか？
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 現金出納帳
- 売掛金元帳、買掛金元帳
- 固定資産台帳
- 売上帳、仕入帳
これらは全部ダメなんですね。
そうです。特に手書きで作成された帳簿は、スキャン文書による保存は一切認められていません。
決算関係書類も対象外
もう1つの対象外は決算関係書類です。
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決算書類とは具体的に？
- 棚卸表
- 貸借対照表
- 損益計算書
- その他決算に関連する書類
これらもスキャナ保存はできません。
実務でよくある質問
実際の現場で迷いそうな書類はありますか？
よく質問されるのは、例えば：
ケース1：電子メールで受け取った請求書
これは最初から電子データなので、スキャナ保存ではなく電子帳簿保存法の電子データ保存に該当します。
ケース2：手書きのメモや覚書
業務上作成した手書きのメモも、国税関係書類に該当すればスキャナ保存可能です。
なるほど、書類の性質をよく見極める必要があるんですね。
スキャナ保存の要件について
最後に重要な点ですが、スキャナ保存を行う際は一定の要件を満たす必要があります。
どのような要件ですか？
主に真実性の確保と可視性の確保です。具体的には：
- タイムスタンプの付与
- 解像度や色彩の基準
- 検索機能の確保
- システムの整備
単純にスキャンするだけではダメなんですね。
そうです。適切なシステムと運用が必要になります。スキャナ保存は便利な制度ですが、対象書類の理解と適切な運用が重要ですね。
【回答】
国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類（国税関係書類）のうち、規則第２条第４項に規定する書類を除く全ての書類が対象となります。
なお、スキャナ保存により電磁的記録の保存をもって国税関係書類の保存に代える日前に作成又は受領した重要書類については、所轄税務署長等に適用届出書を提出したときは、一定の要件の下、スキャナ保存をすることができます。
【解説】
スキャナ保存の対象は、規則第２条第４項に規定する書類以外の国税関係書類です。
規則第２条第４項に規定する書類とは、具体的には棚卸表、貸借対照表及び損益計算書などの計算、整理又は決算関係書類であり、これ以外の国税関係書類がスキャナ保存の対象となります。
なお、売上伝票などの伝票類は、所得税法施行規則第63条第１項及び法人税法施行規則第59条第１項等に規定する保存すべき書類には当たらないことから、法第２条第２号定義に規定する国税関係書類に該当しないので、スキャナ保存の適用はありません。
また、スキャナ保存により電磁的記録の保存をもって国税関係書類の保存に代える日前に作成又は受領した国税関係書類についても、適用届出書の提出等一定の要件の下、スキャナ保存することが可能です。
さらに、スキャナ保存に関しては平成17年国税庁告示第４号がありますが、この告示はスキャナ保存できる書類を定めたものではなく、スキャナ保存できる書類のうち、規則第２条第７項の規定により、次の要件を不要としてスキャナ保存が可能となる書類を定めたものです。
・入力期間の要件、電子計算機処理システムの要件の一部（赤・緑・青それぞれ256階調1677万色）以上で読み取れるスキャナ）、帳簿書類間の相互関連性の確保の要件及びカラーディスプレイ・カラープリンタの備付けの要件
具体的には、この告示の各号に掲げている国税関係書類については、これらの要件が必要となり、各号に掲げている書類以外の国税関係書類については、これらの要件がなくてもスキャナ保存が可能となります。
出所：国税庁