電子取引の取引情報に係る電磁的記録を出力した書面をスキャナ保存することは認められますか。

それは認められないんだよ。よくある誤解なんだけど、電子取引データを紙に出力してスキャンし直すことは、法令上の保存要件を満たさないんだ。

いい質問だね。これには明確な理由がある。まず、もともと電子データとして受け取ったものは、電子取引として扱わないといけない。電子取引の場合、電子データのまま保存することが原則なんだ。

そう思うよね。でも問題は2つある。1つ目は、真実性の確保ができないこと。令和3年度の税制改正で、電子データを印刷した書面には改ざん防止措置が特に課されていないことが明確になったんだ。

例えば、取引先からメールで10万円の請求書PDFが届いたとする。それを印刷する際に、誰かが金額を8万円に変更してから印刷することも技術的には可能だよね。印刷した書面には、元のデータと同一であることを証明する手段がないんだ。

その通り。これが2つ目の理由、同一性の確保ができないという問題なんだ。他者から受領した電子データと出力した書面の同一性が十分に確保できないから、令和4年1月以降、出力書面による保存措置自体が廃止されたんだよ。

原則はそうだね。ただし、社内経理の便宜のために印刷することは禁止されていないよ。例えば、経理担当者が内容を確認しやすいように印刷して手元に置いておくのは問題ない。

そう。でもそれは「法令に基づく保存」じゃなくて、あくまで「社内業務のための参考資料」という位置づけなんだ。正式な保存は、あくまで受け取った電子データそのものでやらないといけない。

いい点に気づいたね。令和4年度と令和5年度の税制改正で整備された宥恕措置や猶予措置の書面も、やはりスキャナ保存の対象にはならないんだ。

これらの措置では、税務職員から求めがあったときに書面を提示・提出できることが要件になっている。つまり、書面として保存すること自体が求められているわけじゃなくて、「電子データ保存が間に合わない場合の暫定措置」という位置づけなんだよ。

まず、メールやクラウドサービスで受け取った請求書、領収書、契約書などの電子データは、必ず電子データのまま保存するように伝えて。PDFで受け取ったらPDFのまま、検索機能を付けて保存する必要がある。

日付、金額、取引先名で検索できるようにすることが基本だね。専用のシステムを導入するか、ファイル名を「20231215_100000円_○○株式会社」のように規則的につけて、フォルダで管理する方法もあるよ。

完璧な理解だね。電子取引は電子データで保存、紙の書類をスキャンするのは別の話、この区別をしっかりクライアントに伝えてあげて。