令和３年度の税制改正前の承認済国税関係書類について、令和３年度の税制改正後のスキャナ保存の要件を適用してスキャナ保存をすることとした場合、改正前の承認済国税関係書類に係る取りやめの届出書を提出することとなるのでしょうか。

実は、原則は必要だけど、例外的に提出しなくてもいい方法があるんだ。これは納税者の利便性を考慮した措置なんだよ。

原則としては、改正後の要件でスキャナ保存を開始する日より前に、承認済国税関係書類に係る取りやめの届出書を提出する必要がある。例えば、令和6年4月1日から新要件に切り替えたいなら、3月31日までに届出書を税務署に提出するんだ。

重要なのは、承認を取りやめる年分を明示することだね。例えば「令和6年4月1日以降に保存する書類について、承認を取りやめます」といった形で、いつから新要件に移行するのかを明確にする必要がある。

そう。2つの条件を満たせば、取りやめの届出書を提出しなくても、提出があったものとみなされるんだ。

1つ目は、改正後の要件でスキャナ保存を開始した日について、後日明らかにできるように管理・記録しておくこと。2つ目は、税務調査があった際に、その管理・記録した内容について答えられるようにしておくことだよ。

方法は事業者が適宜決めていい。例えば、社内文書で「令和6年4月1日より新要件によるスキャナ保存に移行」と記載して保管しておくとか、システムの設定変更記録を残しておくとか、業務日誌に記録するとかだね。

例えば「スキャナ保存規程変更通知書」のような社内文書を作成して、「令和6年3月31日をもって改正前の承認に基づくスキャナ保存を終了し、令和6年4月1日より令和3年度税制改正後の要件に基づくスキャナ保存を開始する」といった内容を記載して保管しておくといいね。

もちろん。むしろ電子データのほうが検索しやすくて便利かもしれない。Excelで管理台帳を作って「変更日:令和6年4月1日、内容:新要件への移行」と記録しておくのもいいし、メールで社内通知を出してそのメールを保存しておくのもいい。

その通り。調査官から「いつから新要件に移行されましたか?」と聞かれたときに、記録を見せながら「令和6年4月1日からです」と明確に答えられれば問題ないんだ。

それは会社の状況次第だね。きちんと事前に計画を立てられる会社なら、原則通り届出書を提出したほうが確実だ。でも、急に新要件に移行したくなったとか、届出書の提出を忘れてしまったとかの場合は、例外の方法が使える。

最近は例外の方法を選ぶ会社が増えているね。届出書を作成して税務署に提出する手間が省けるし、記録さえきちんと残しておけば問題ないからね。

それは問題になる可能性がある。税務調査で「いつから新要件に移行したのか」を証明できないと、適切な保存ができていないとみなされるリスクがあるんだ。

その通り。私のおすすめは、移行時に社内文書を作成して、さらに念のため届出書も提出しておくことだね。二重の対策をしておけば、まず問題ない。

重要な点を一つ覚えておいてほしい。スキャナ保存の承認を取りやめた場合、改正前の要件で保存していた書類の出力書面等による保存は認められないんだ。

例えば、令和5年度まで改正前の要件でスキャン保存していた請求書があるとする。令和6年4月に取りやめ届出を出して新要件に移行した後、過去の令和5年度の電子データを紙に印刷して保存し直す、ということはできないんだよ。

そう。電子帳簿の場合は、承認を取りやめても出力書面での保存が認められることがあるけど、スキャナ保存の場合は認められない。これは重要な違いだから、覚えておいて。

その通り。だから、スキャナ保存を始める前に、長期的なデータ保管体制をしっかり整えておくことが大切なんだ。

まず、新要件への移行を決めたら、移行日を明確にすること。次に、社内文書やシステムログで記録を残すこと。そして、可能なら取りやめの届出書も提出しておくこと。この3点を伝えてあげて。

完璧な理解だね。あと、移行後は過去のデータも含めて電子で保管し続けることも忘れずに伝えておいて。