武本税理士事務所・武本行政書士事務所
問3 スキャナ保存を適用している場合、国税関係書類の書面（紙）は、スキャナで読み取った後、即時に廃棄しても問題ないでしょうか。
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先生、スキャナ保存を導入したクライアント先から質問があったんです。「スキャナで読み取った後、紙の原本はすぐに捨てても大丈夫ですか？」って聞かれまして...
それは重要な質問ですね。結論から言うと、令和4年1月1日以降に保存を行う国税関係書類については、原則として即時廃棄が可能です。ただし、いくつか条件がありますから詳しく説明しましょう。
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原則として、ということは例外もあるんですね？
そうです。まず基本的な流れとして、スキャナで読み取り後、最低限の同等確認を行う必要があります。これは電磁的記録の内容と紙の記載事項を比較して、同等であることを確認することです。折れ曲がりなどの物理的な問題がないかもチェックします。
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同等確認って、具体的にはどんなことをすればいいんでしょうか？
例えば、領収書をスキャンした場合、金額や日付、宛名などが正確に読み取れているか、画像に歪みや欠損がないかを目視で確認します。これが完了すれば、紙の原本は廃棄できるんです。
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なるほど！でも例外があるとおっしゃっていましたが...
はい。入力期間を経過した場合は例外です。この場合は電磁的記録と合わせて紙の原本も保存しなければなりません。つまり、適切な期間内に処理を完了することが重要なんです。
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そうなんですね。ところで、なぜ令和4年から即時廃棄が可能になったんですか？
令和3年度の税制改正で大きな変更があったんです。従来の適正事務処理要件、つまり紙段階での改ざん防止のための仕組みが廃止されました。これにより定期的な検査も不要となり、事務負担が大幅に軽減されたんです。
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それは事業者にとって朗報ですね！印紙が貼ってある契約書なんかはどうでしょうか？
印紙税の課税文書についても同様です。収入印紙を貼付してスキャンし、同等確認を行えば即時廃棄できます。ただし注意点があります。
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どんな注意点ですか？
印紙税の過誤納還付を受ける場合は、原本の提示が必要なんです。スキャンデータでは還付申請できませんから、還付の可能性がある文書は慎重に判断する必要があります。
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実務的にはそういう文書は一定期間保管しておいた方が安全ですね。最近また制度が変わったと聞きましたが...
令和5年度の税制改正ですね。令和6年1月1日以降に保存する書類から、スキャン時の解像度や階調、大きさに関する情報の保存要件が廃止されました。
それはどんな影響があるんでしょうか？
例えば、A3サイズの大きな図面をA4プリンタしかない事務所でスキャンした場合を考えてみましょう。従来は「プリンタの最大出力より大きい書類」として紙原本の保存が必要でしたが、今は4ポイントの文字が明瞭に確認できれば、サイズが異なっても即時廃棄できるんです。
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それなら小さな事務所でも大判書類の処理がしやすくなりますね。クライアントに説明する時のポイントはありますか？
まず入力期間の遵守を徹底すること、同等確認の手順を明確にすること、そして印紙税関係書類の取り扱いについて理解してもらうことが重要です。特に建設業や製造業では大判図面が多いので、令和5年改正の内容は喜ばれると思います。
分かりました！これで自信を持ってクライアントに説明できます。スキャナ保存の導入提案もしやすくなりそうです。
そうですね。ペーパーレス化による業務効率向上とコスト削減を実現できますから、積極的に提案していきましょう。ただし、制度の詳細や最新の通達については常に確認することを忘れずに。
【回答】
令和４年１月１日以後に保存を行う国税関係書類については、以下（※）の場合を除いて、スキャナで読み取り、最低限の同等確認（電磁的記録の記録事項と書面の記載事項とを比較し、同等であることを確認（折れ曲がり等がないかも含みます。）することをいいます。以下同じです。）を行った後であれば、即時に廃棄して差し支えありません。
（※）入力期間を経過した場合（【問30】のようなケースを除 きます。）には、電磁的記録と合わせて国税関係書類の書面（紙）を保存する必要があります。
【解説】
令和３年度の税制改正において、適正事務処理要件（旧規則第３条第５項第４号。紙段階での改ざん等を防止するための仕組み）の規定が廃止され、令和４年１月１日以後に保存を行う国税関係書類については、定期的な検査を行う必要がなくなりました。そのため、スキャナで読み取り、折れ曲がり等がないか等の同等確認を行った後であれば、国税関係書類の書面（紙）は即時に廃棄することとして差し支えありません。
なお、印紙税の納税義務は課税文書を作成したときに成立するものであることから、スキャナ保存される国税関係書類の書面（紙）についても、印紙税の課税文書であれば収入印紙を貼付しなければなりませんが、収入印紙を貼付した後にスキャナで読み取って最低限の同等確認を行った後であれば、収入印紙が貼付された当該書面（紙）を即時に廃棄しても差し支えありません。
ただし、印紙税の過誤納があった場合の過誤納還付申請については、当該過誤納となった事実を証するため必要な文書（原本）の提示が必要であり、スキャナデータ（又はスキャナデータを出力した文書）に基づいて印紙税の過誤納還付を受けることはできませんのでご注意ください。
（注）令和５年度の税制改正においては、目視等により、その国税関係書類の記録事項について４ポイントの文字・記号を明瞭に確認することができる場合には、国税関係書類のスキャナでの読み取りを行った際の解像度、階調及びその国税関係書類の大きさに関する情報の保存までを求める必要性が乏しいことを踏まえ、これらの情報の保存の要件が廃止され、これらの情報の保存が不要とされました。そのため、一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取りを含めた令和５年度の税制改正後の要件に従って保存がされている限り、仮にそのスキャナデータを出力した書面と紙原本が同じ大きさでなかったとしても問題ないことから、従来は国税関係書類（紙原本）の保存が必要とされていた「備え付けられているプリンタの最大出力より大きい書類を読み取った場合」であっても、その紙原本について、最低限の同等確認を行った後であれば、即時に廃棄しても差し支えありません。
出所：国税庁