利用機器が私物であることについて、制約はありますか。

いい質問ですね。結論から言うと、私物機器を使うこと自体に法令上の制約は特にありません。電子帳簿保存法では、機器が私物か会社のものかは問題視していないんです。

その通りです。私物か否かに関係なく、重要な要件があります。それは操作マニュアルなどの備付けです。規則第2条第6項第6号で準用される規則第2条第2項第1号ハで定められています。

例えば、会計ソフトを使っている場合、そのソフトの操作方法が分かるマニュアルが必要です。ただし、紙のマニュアルである必要はありません。オンラインマニュアルやオンラインヘルプ機能でも問題ありません。

はい、重要なポイントがあります。そのオンラインマニュアルが操作説明書と同等の内容を含んでいて、整然とした形式及び明瞭な状態で画面及び書面に速やかに出力できるものでなければなりません。

例えば、クラウド型の会計ソフトを私物のパソコンで使っている場合を考えてみましょう。そのソフトにヘルプ機能が組み込まれていて、操作方法が詳しく説明されており、必要な時にすぐに画面で確認でき、印刷もできる状態であれば要件を満たします。

例えば、私物のスマホアプリで電子帳簿を管理しているけれど、そのアプリの操作方法が分からず、マニュアルも用意されていない、というケースですね。税務調査の際に操作方法を説明できなければ問題となります。

データのバックアップやセキュリティ対策も重要です。私物だからといって、会社のデータを適当に管理してはいけません。また、従業員が退職する際のデータの引き継ぎ方法も事前に検討しておくべきです。

その通りです。電子帳簿保存法は機器の所有者よりも、適切な管理と操作性を重視しているということを覚えておいてください。