従業員が立て替えた交際費等の領収書について、所要の事項を整理した精算書とともに提出させて、帳簿代用書類として使用していますが、このような帳簿代用書類は、スキャナ保存の対象とすることができますか。また、一般書類として適時入力方式の対象となりますか。

お疲れ様。どのような内容かな？

なるほど、よくある質問だね。まず結論から言うと、帳簿代用書類はスキャナ保存の対象にはできるが、一般書類として適時入力方式の対象にはならないんだ。

それは電子帳簿保存法の分類の問題なんだ。帳簿代用書類は、法人税法施行規則第59条第4項等に規定されていて、国税関係書類に該当するからスキャナ保存はできる。しかし、規則第2条第7項の国税庁告示第4号で、一般書類から除外されているんだよ。

帳簿代用書類は「重要書類」として扱われるため、より厳しい要件を満たす必要がある。例えば、書類を受領後速やかに入力しなければならないし、解像度も200dpi以上、カラーも256階調以上で読み取る必要があるんだ。

一般書類の適時入力方式なら、業務サイクル後速やかに、概ね7営業日以内だったね。でも帳簿代用書類の場合は、受領後または業務処理期間経過後「速やかに」入力する必要があるから、もっと短期間での対応が求められる。

そうだね。主なものを挙げると、タイムスタンプの付与、訂正削除履歴の管理、関連帳簿との相互関連性の確保、検索機能の整備などがある。特に検索機能では、取引年月日、取引金額、取引先を検索条件として設定できることが必要だ。

例えば、営業部の田中さんが取引先との会食で5万円を立て替えたとしよう。田中さんは領収書と一緒に、日付、取引先名、参加者、会食の目的などを記載した精算書を提出する。この精算書付きの領収書が帳簿代用書類になるんだ。

その領収書を受領したら速やかに、200dpi以上のカラーでスキャンして、タイムスタンプを付与する。そして会計ソフトの仕訳データと関連付けて、「20241201」「50000」「○○商事」といった検索キーで検索できるようにシステムを整備する必要がある。

そうなんだ。14インチ以上のカラーディスプレイも必要だし、システム関連書類の整備も求められる。だから中小企業では、紙で保存するか、要件をしっかり満たせるシステムを導入するかの判断が重要になってくるね。

まずは現在の業務フローと、導入予定のスキャナ保存システムが重要書類の要件を満たしているか確認してもらおう。特に入力期間と検索機能の整備状況を重点的にチェックする必要がある。要件を満たせないなら、従来通り紙での保存を継続することをお勧めするよ。

帳簿代用書類のスキャナ保存は、一般書類より要件が厳しいということを、しっかりクライアントに伝えておいてね。