スキャナ保存を行おうと考えていますが、どのような要件を満たさなければならないのでしょうか。

良い質問ですね。スキャナ保存は国税関係書類を紙ではなくデジタルデータで保存する制度ですが、真実性と可視性を確保するための厳格な要件があります。まず、書類を3つに分類して理解しましょう。

重要書類、一般書類、過去分重要書類です。重要書類は契約書や領収書など資金の流れに直結するもの、一般書類は見積書や注文書など資金に直結しないもの、過去分重要書類はスキャナ保存の適用日より前に作成された重要書類のことです。

その通りです。例えば、重要書類の場合、受領後最長2ヶ月を経過してからおおむね7営業日以内という入力期間制限がありますが、一般書類や過去分重要書類にはこの制限がありません。

まず、解像度は200dpi以上必要です。これはA4サイズの書類なら約387万画素以上のスマートフォンでも対応できますね。また、重要書類と過去分重要書類はカラー画像での読み取りが必須ですが、一般書類はグレースケールでも構いません。

そうですね。本来はタイムスタンプが必要ですが、訂正・削除履歴を確認できるシステムや、訂正削除ができないシステムを使用する場合は代替できます。ただし、自社システムでは困難で、他社が提供するクラウドサービスなど客観的な時刻証明機能が必要です。

取引年月日、取引金額、取引先での検索は必須です。さらに、日付や金額の範囲指定、複数条件の組み合わせも必要ですが、税務職員のダウンロード要求に応じられる場合はこれらの機能は不要になります。

ヴァージョン管理が重要です。例えば、請求書をスキャンした後に訂正する場合、元のデータは第1版として保持し、訂正版を第2版として管理します。削除も物理的には行わず、削除フラグを立てて履歴を残します。

はい。重要書類と過去分重要書類では、仕訳帳や総勘定元帳などの国税関係帳簿との相互関連性を確認できるようにしておく必要があります。例えば、スキャンした請求書から対応する仕訳を特定できるような仕組みが必要です。

そうです。事務手続を明らかにした書類の備付けと、所轄税務署長への適用届出書の提出が追加で必要です。責任者を定めたワークフローの整備が重要になります。

仕入税額控除の否認や青色申告の承認取消しなどの重大なペナルティがあります。クライアントには必ず事前に要件を十分確認してもらい、システム選定も慎重に行うよう指導しましょう。

スキャンして最低限の同等確認を行った後であれば、即時に廃棄できます。ただし、重要書類で入力期間を過ぎた場合は除きます。適切なスキャナ保存により、クライアントの書類保管コストは大幅に削減できるでしょう。

そうですね。デジタル化のメリットは大きいですが、税務上の要件を満たすことが前提です。不明な点があれば、いつでも相談してください。