電磁的記録の書面への出力に当たっては、画面印刷(いわゆるハードコピー)による方法も認められますか。

お疲れ様です。今日は電磁的記録の書面出力について質問があるそうですね。

なるほど、いわゆるハードコピーですね。結論から言うと、画面印刷による出力も認められています。ただし、いくつかの要件があります。

主に3つです。まず「整然とした形式であること」。これは帳簿や書類が分割されることなく、一覧的に確認できる状態で出力する必要があるということです。

例えば、仕訳帳の1行の内容が複数のページに分かれてしまうような印刷では整然とした形式とは言えません。また、会計ソフトの一覧画面で列が切れて見えない部分があるまま印刷するのも適切ではありませんね。

「当該国税関係書類と同程度に明瞭であること」です。つまり、紙の原本と同じくらい鮮明で読みやすい状態で出力できることが必要です。

例えば、領収書をスキャンして保存している場合、その電磁的記録を印刷する際は、元の紙の領収書と同程度に文字や印影が鮮明に見える必要があります。ぼやけていたり、文字が潰れていたりしては認められません。

「速やかに出力できること」です。これは税務調査の際に調査官から求められたときに、すぐに印刷できる体制を整えておく必要があるということです。

その通りです。例えば、クラウド会計システムを使用している場合でも、インターネット環境やプリンター設備を整えて、求められた書類をすぐに印刷できるようにしておく必要があります。

まず、使用している会計ソフトの印刷機能を確認しておくことです。帳簿や書類が適切な形式で印刷できるか、事前にテスト印刷をしておきましょう。また、プリンターの性能も重要で、文字が鮮明に印刷できる機種を使用することをお勧めします。

画面印刷というのは、ディスプレイに表示されている内容をそのまま印刷することです。会計ソフトの印刷機能を使った方が、より整然とした形式で出力できる場合が多いですが、画面印刷でも上記3要件を満たしていれば問題ありません。

税務調査で書面の提示を求められた際に、要件を満たさない印刷物では適切な対応とは認められない可能性があります。最悪の場合、電子帳簿保存法の承認が取り消される恐れもあります。

はい。電子帳簿保存法は便利な制度ですが、適切な運用が前提です。画面印刷による出力も認められていますが、要件をしっかり理解して対応することが大切ですね。

そうしてください。何か不明な点があれば、また相談してくださいね。